MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

SZEGŐFI ANNA (Budapest Főváros Levéltára) Beszámoló az önkormányzati irattári terv készítéséről Az iratértékelés és selejtezés témaköre a levéltári szakma központi kérdés lett az utóbbi időben. Ezt nemcsak az egyesületi vándorgyűlés témaválasztása bizonyítja, bizonyíték erre az is, hogy a Magyar Országos Levéltár két kiadványa is foglalkozik A köziratok levéltári értékelésének kérdéseivel. A kötet szerzőinek tollából megismerkedhetünk a külföldi iratértékelési elméletekkel és a gyakorlati megvalósításokkal. A megjelent tanulmányokat olvasva úgy érzem, hogy az elmélet terén nem vallottunk szégyent, az angol, amerikai, kanadai és ausztrál levéltárosok szemléletváltásának irányait mi is megtaláltuk, és átültettük a gyakorlatba. Vegyük sorra az önkormányzati irattári terv készítésénél következetesen használt elveinket a nemzetközi összehasonlítás tükrében: • a passzív, az iratokat utólag értékelő gyakorlat helyett, az iratokat létrehozó rendszerek tervezésében és az iratot kezelők irányításában vállaltunk aktív szerepet, amikor az önkormányzatok irattári tervének elkészítését, évenkénti módosítását, alkalmazásának ellenőrzését, a törvényi felhatalmazás határain túl is felvállaltuk; • az adott intézmény keretein belül keletkezett iratok értékelése helyett, az egész társadalmi struktúra elemzésével határoztuk meg az utókor számára fontos, dokumentálásra érdemes területeket, amikor a korszak legfontosabb forrásainak az önkormányzatok iratait jelöltük ki; • a merev intézményi és strukturális értékelés helyett a folyamatot, a döntéshozatali mechanizmust értékeltük és elemeztük, amikor minden szervezeti és szakmai lehetőséget bevetettünk annak érdekében, hogy az irattári terv szerkezetében a hatalom gyakorlását tükröző ügyintézői szemlélet helyett az egy ügykörhöz tartozó feladatok elvégzése során keletkező iratokat összegyűjtő tételszintű struktúra győzedelmeskedjen.