MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

Az önkormányzatoknak rendelet szintjén kiadott, évente felülvizsgált minta irattári terve sokak meggyőződése szerint - megjegyzem szerintem is - a levéltáros szakma egyik sikertörténete. Tudjuk, hogy nem hibátlan, de jó. Legjobb bizonyíték erre az, hogy 2001. január l-jétől használják az önkormányzatok mind a mai napig.

1 Az irattári terv készítésének körülményei Az önkormányzati irattári terv készítéséről szólva szükséges felidézni azokat a körülményeket, amelyek ennek a munkának a megszületéséhez vezettek. A levéltári törvény felhatalmazása alapján a Belügyminisztérium 38/1998. (IX. 4.) BM rendelettel adta ki az önkormányzatok minta iratkezelési szabályzatát. A rendelet mellékletében szereplő irattári terv keretterv volt, amit az önkormányzatoknak kellett volna egyéni tartalommal megtölteni. Az ilyen, kerettervre épülő egyedi irattári terv összeállításának nincsenek magyar hagyományai, ezért nincsenek használható útmutatók és példatárak sem. Ne feledjük a magyar közigazgatásban 200 éve központi utasítások határozták meg az iratkezelést. Nyilvánvaló, hogy a keretterv készítői nem vették figyelembe sem az önkormányzatok tényleges szervezeti felépítését, sem az ügyintézési folyamatot, sem a korábbi magyar gyakorlatot. Az irattári rendszert az önkormányzati hatáskörökhöz, ügyintézőkhöz kapcsolták, ennek eredményeként pl. a szemétkezelés tárgyában külön tételbe kerülhetett a jegyzőnél keletkezett iratanyag, külön tételbe amit a polgármester intézett, és újabb tétel alá, amiben a kommunális szakigazgatás intézkedett. A teljes levéltári szakma, valamennyi szakmai szervezet összefogására volt szükség ahhoz, hogy ezt a tervet hatályon kívül helyeztessük. így történt, hogy a további szakmai problémákat elkerülendő a Levéltári Kollégium iratkezelési szabályzatok véleményezésével foglalkozó szakbizottsága felvállalta a terv elkészítését. A megszületett minta irattári terv a bizottság tagjainak mintavételekkel és szakmai vitákkal i A megjelenés időpontjában már elkészült és hatályba lépett a 2004. január l-jétől érvényes módosítás. A közigazgatási reform koncepció értelmében valószínűleg már 2005-től nem mintaként, hanem utasításként kötelező lesz a használata változatlan formában.