MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

kartonadatnak megfelelő irat természetesen „egymásra mutat", azaz a kettő között elektronikus kapcsolat létezik. Az elektronikus irat lényegében ennek a két elemnek, vagyis az irat kartonadatának és a tartalmilag rögzített iratnak, valamint a mindkettőt kezelő szoftvernek az egysége. Az iktatás, ill. nyilvántartásba vétel után az illetékes szervezeti egység vezetője - a hagyományos fogalmat használva - „kiszignálja" az iratot az ügyintézőre / ügyintézőkre. A szervezeti egység vezetője az ügy intézésével kapcsolatban utasításokat fűzhet az irathoz, meghatározatja az ügy bonyolításának menetét, az ügyben együttműködők körét és részfeladatait, tájékoztatási kötelezettséget írhat elő, határidőket szabhat meg stb. Az ügyintézők különböző jogosultságokat kaphatnak az ügy érdemi intézéséhez szükséges elektronikus archívumban lévő iratok eléréséhez, a belső adatbázisok használatához. Az ügyintézők egymással és a vezetővel folyamatosan kommunikálhatnak, véleményt cserélhetnek, tájékoztatást, utasítást kérhetnek. A vezető az ügy intézésének egész folyamatát áttekintheti, annak valamennyi szakaszáról tudomást szerezhet, aktívan beavatkozhat. A tervezet, ill. tervezetek, azaz az ügy érdemi intézése során keletkezett valamennyi hivatalos verziónak tekintett és így regisztrált irat az elektronikus archívumban - a keletkeztető nevével és az irat keletkezésének dátumával - szintén rögzítésre kerül ugyanúgy, mint a tisztázat és az elektronikus bélyegzővel, aláírással vagy más eljárással hitelesített, az ügyfél számára továbbított kiadmány. A felsorolt tevékenységek a folyamatirányító szoftver kontroliján keresztül és annak aktív irányításával zajlanak. Az ügyintézők minden rendelkezésükre bocsátott erőforrást, adatot, információt elérhetnek beleértve a cég más telephelyein lévő adatbázisokat, valamint az Internet szolgáltatásait is (külső adatbázisok) - és az ügy érdemi intézéséhez azokat felhasználhatják. Az adatok, információk elérése gyors, pontos, előre tervezett. Az elektronikus ügyintézés és az ehhez szorosan kötődő iratkezelés az esetlegességeket, az adat, ill. információ hiányából adódó téves elemzéseket és következtetéseket minimalizálja, a minőségi ügyintézéshez pedig megfelelő alapot és támogatást biztosít. A hitelesített iratot vagy elektronikus úton, vagy papíralapú iratként juttatják el az ügyfélhez (expediálás). Ez utóbbi esetben a papíralapú irat bekerül a hagyományos irattárba, ahol - ha papíralapon érkezett dokumentum indította el az ügyintézést - szerelik az ügyindító irathoz.