MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

Az irattár az ügy intézéséhez kapcsolódó iratkezelés, adat és információ továbbítás egész folyamatában, az ügyintézés/iratkezelés kezdeti mozzanatától a végkifejletig aktívan közreműködik. Az irattár az elektronikus iratoknak, a bennük lévő információknak, adatoknak nem csak passzív befogadója és őrzője, hanem az ügyintézés és iratkezelés aktív támogatója is. 5. Elektronikus iratkezelés informatikai háttere Napjainkra az asztali számítógépek elterjedésével a gazdasági életben és az államigazgatásban is gyakorlatilag megszűnt a hagyományos írógép használata, az írott dokumentumok mindenhol szövegszerkesztő programmal készülnek. A „szövegszerkesztés" eredménye (az elektronikus irat) egy, a szövegszerkesztő program számára értelmezhető, megjeleníthető, módosítható elektronikus állomány (fájl), melyben az írott szöveg legelemibb bontható egysége a betű. Az állomány (fájl) a számítógépen egy tetszőleges megnevezéssel, a készítője által kijelölt „könyvtárstruktúrában" tárolható, s további azonosítása is a helye és megnevezése alapján lehetséges. Mindaddig, amíg az iratkezelés nem lépi át az egyéni felhasználó, vagy azok egy kis csoportja napi munkájának határait, illetve az iratok mennyisége nem túl jelentős, ez a könyvtárakba rendezett tárolási és keresési elv kielégítő eredménnyel, alacsony költségek mellett támogatja a felhasználókat. Ha azonban egy nagyobb szervezet egységes elvek és szabályok mentén történő kiszolgálása, és/vagy nagy mennyiségű irat kezelése a feladat, egy ennél összetettebb, s persze költségesebb megoldás lehet a célravezető. A továbbiakban ezt az eljárást nevezzük elektronikus iratkezelésnek. 5.1 Az elektronikus irat fogalma Mindenekelőtt a fentieket ki kell egészíteni azzal, hogy egy irat elektronikus megnyilvánulási formája nem csak szövegszerkesztővel készített állomány lehet, hanem egy papíralapú irat lapolvasóval (szken- nerrel) digitalizált képi változata, sőt egyéb szoftverekkel készített speciális formátumú elektronikus állomány, például térképfájl is. A másik fontos tudnivaló, hogy az átfogó, integrált informatikai rendszerekbe is illesz-