MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

Középen az ügyintézést és az ügyintézéshez szorosan kapcsolódó iratkezelést a folyamat kezdetétől a végéig szervező ügymenet vagy folyamatirányító rendszer (szoftver) látható. Az ábra alján pedig az irattár, mely szembeötlően szintén három részre tagolódik: • elektronikus archívum, • belső adatbázisok, • hagyományos papíralapú irattár. A bejövő iratokat itt is érkeztetik. A hagyományos papíralapú iratot elektronikusan nyilvántartásba veszik és egy archiváló szoftver, valamint megfelelő szkenner segítségével elektronikus irattá „változtatják át", mely rögtön bekerül az elektronikus archívumba. A papíralapú irat nem „vándorol" tovább, elhelyezik a hagyományos irattárban. Az elektronikus úton bejövő iratok és a hivatalból kezdeményezett belső keletkeztetésű elektronikus iratok (kimenő- ill. belső iratok) ugyancsak az elektronikus archívumba kerülnek. Az iratérkeztetés során az érkeztetésnél szokásos adatokat kitöltik, és azok bekerülnek az érkeztetés adatbázisába. Megjegyezzük, hogy vannak olyan elektronikus iratkezelési rendszerek - és ez a gyakoribb -, ahol az érkeztetés fázisa kimarad és rögtön az iratok iktatására, vagy nyilvántartásba vételére kerül sor. Ez után következik az iratok - és innentől fogva csak elektronikus iratokat értünk alatta - iktatása, ill. nyilvántartásba vétele. Az iktatás, ill. a nyilvántartás adatbázisában a megfelelő adatmezőket kitöltik, bizonyos adatokat programmal generálnak vagy más adatbázisból behívnak (pl. iktatószám generálás, partnerazonosítás stb.). Az iktatás, ill. a nyilvántartás adatbázisában (pl. számlanyilvántartás) csak az irat legfontosabb tartalmi/formai ismérveit rögzítik, melyek alapján az irat kereshető és az elektronikus archívumban megtalálható lesz. Ezt, mint a hagyományos iktató- és mutatókönyv funkcióit egyesítő elektronikus „kartont" kell elképzelni, melyen az irat „sorsával" és a hozzá fűződő jogosultságokkal kapcsolatos bejegyzések is megtalálhatók. (Lásd a tanulmány 6. ábráját.) Az irat tartalmi rögzítését a gépi iratnyilvántartás állományában végzik. Az iratnak megfelelő kartonadat, ill. a