MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

maszkodunk.

3 Úgy véljük azonban, hogy az ügyintézési szempontból decentralizált szervek valójában nagyon is centralizált hivatalszerkezete miatt a Somogy megyei tapasztalatok általános érvényűek lehetnek. A szakigazgatási szervekre jellemző központi irányítás és szűk hivatali önállóság az ügyiratkezelésben sem engedélyez szinte semmilyen mozgásteret a helyi hivatal ügykezelőinek és ügyintézőinek irányításával megbízott vezetőnek. Ez a szemlélet elméletben egy levéltárak által szigorúan ellenőrzött iratkezelést tenne lehetővé, hiszen az ágazati iratkezelési szabályzatok esetében a Magyar Országos Levéltár (MOL), illetve az illetékes közlevéltár egyetértési jogot gyakorol.

4 Tapasztalataink szerint azonban a MOL, saját szempontjából egyébként érthetően, egyetértési jogának érvényesítésekor elsősorban országos, esetleg területi jelentőséget mérlegel, illetve a duplumok kezelésének kérdésében a hivatalirányítás centralista szemléletét fogadja el. így az egyes önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája a szakigazgatási szervek esetében jóval időigényesebb, mint más szerveknél, ugyanis ha valóban (hely)történeti szempontú iratbegyűjtést igyekszünk végezni, akkor lényegében át kell értékelni a kiadott irattári terveket. Ezt a problémát az alábbi néhány példa is jól megvilágítja. A TÁKISZ vezetési, irányítási, működési iratai közül csupán a segédkönyvek és az iratselejtezési jegyzőkönyvek a nem selejtezhető tételek. Hatvan év után még az igazgatói utasítások is selejtezhetőek, igaz előtte harminc éven át a levéltár köteles őrizni azokat. Vagyis ebben az esetben a levéltár nem a maradandó értékű történeti irat átvételére kötelezett, hanem a TÁKISZ átmeneti irattáraként funkcionál. Jóval súlyosabb probléma azonban, hogy az ügyviteli döntések, a különféle ellenőrzé3 Az egyes térségi és területi irodákat nem számítva 34 szakigazgatási szerv működik Somogy megyében. A teljesség igénye nélkül itt megemlítünk néhány, általunk különösen figyelmet érdemlőnek tekintett, a megyeszékhelyen, Kaposváron működő szakigazgatási szervet. Ezek: Állami Erdészeti Szolgálat, Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat (ÁNTSZ) Somogy megyei Intézete, Állategészségügyi és Élelmiszer Ellenőrző Állomás, APEH Somogy Megyei Igazgatósága, Somogy Megyei Földhivatal, Földművelésügyi Hivatal, Somogy Megyei Közigazgatási Hivatal, Somogy Megyei Munkaügyi Központ, Munkabiztonsági és Munkaügyi Felügyelőség, Somogy Megyei Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság, Somogy Megyei TÁKISZ (TÁH), Megyei Egészségbiztosítási Pénztár. A további elemzések során megvizsgált irattári tervek és mintaszabályzatok mindegyike a Somogy Megyei Levéltárban is megtalálható. 4 Levéltári törvény II. fejezet 10. § (1) - (3) és (5)