MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

eredeti cél megvalósulása, azaz az adott szerv egyedi sajátosságait, ügyköreit tükröző testre szabott egyedi dokumentum kidolgozása ellen hat. Ugyanakkor természetesen feltétlenül szükséges és hasznos minta irattári tervet kiadni azon szervek részére, melyek feladatkörét a jogszabály (vagy jogszabályok) azonos módon határozzák meg, pl. az önkormányzatok egyes típusai részére. A kormányrendelet nyomán 2000 végéig valamennyi főhatóság elkészítette iratkezelési szabályzatát. Az ezek mellékletét képező irattári tervek a szervek valóságos ügyköreit tükröző egyedi „alkotások", amelyek véleményezése a levéltárosokat is nehéz feladat elé állította. A nehézséget mindenekelőtt az okozta, hogy a tervezetek tükrözték a minisztériumokra háruló új feladatokat, az adott ágazatban működő szervezetek felügyeletének és támogatásának merőben új rendszerét, illetve az új típusú nemzetközi kapcsolatokat stb. Ezen ügykörök valódi jelentősége, s az e tételekre a jövőben lerakandó iratok tényleges tartalma és levéltári értéke azonban a levéltáros számára egyelőre jórészt ismeretlen. Ezt csak utólagos elemzéssel lehet majd egyértelműen és megnyugtatóan eldönteni. A levéltárnak fenn is kell tartania magának azt a jogot, hogy 15 év múlva, amikor az iratok tényleges átvétele napirendre kerül (vagy már ezt megelőzően, a tervezett iratselejtezések elbírálásakor), az egyes tételeken keletkezett iratok egyedi értékelése alapján az irattári terv minősítésétől eltérően is dönthessen, s egyes esetekben selejtezésre szánt iratokat visszatartson, más esetekben pedig átadásra előkészített iratok átvételét megtagadja.

4 A rendelkezésemre álló keretek között nem tekinthetem feladatomnak, hogy részletesebb és általánosan érvényes képet rajzoljak a főhatóságok iratkezeléséről. Kétségtelen, hogy volt egy-két olyan 1990-ben létesült országos hatáskörű szerv, amelynél még 1993-ban sem iktatták 4 1990 után mind a minisztériumok, mind az intézmények, illetve vállalatok esetében előfordult, hogy az irattári tervek minősítésétől el kellett térni a levéltári átvétel során. Egyesek ezt a korábbi levéltárosok hibájának, netán szakmai hozzá nem értésének tulajdonították. Nem zárva ki, hogy hibák persze előfordulhattak, szerintem teljesen természetes folyamatról van szó. Mert az igazán nagy hiba az lenne, ha nem lennénk tudatában annak, hogy az iratok levéltári értékét nem mindig lehet pontosan meghatározni születésük pillanatában (sőt már azt megelőzően), s téved, aki nem kalkulálja be az iratkezelésben dolgozók emberi tévedésének lehetőségét. Hiszen olyan sok mindenen múlik az, hogy az ügyintéző — sőt legtöbbször az irattáros, illetve az adminisztrátor — egy-egy ügyiratot melyik tételbe sorolja be.