MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

irattári anyagának viszonylagos teljességét és a központi nyilvántartás meglétét. Nem kétséges, hogy amennyiben a beszállítások során kiderül, miszerint egy megyei vagy járási tanácsi iratanyag erősen hiányos, vagy teljesen elpusztult, a hozzá tartozó városok és községek iratanyaga felértékelődik, ilyen esetekben megyei vagy járási minősítést alkalmazzunk. A központi nyilvántartó rendszer megléte vagy hiánya okozta eltérő selejtezési meghatározásra a legjobb példa a földtulajdonlással kapcsolatos ügyek iratanyaga. Ebben a tárgykörben két próbaselejtezést végző csoport véleménykülönbségét kell kiemelni. A levéltárosok egyik csoportja szerint a földtulajdonlásra vonatkozó iratok nem történeti értéket képviselnek, hanem állampolgári érdeket. Tekintve, hogy az alkotmányban biztosított tulajdonhoz való jog biztosítékát jelentő iratokat a földhivatalok kezelik, ide került a tanácsok földbirtoklásról szóló iratanyagának egy példánya is. A földhivatali és tanácsi iratok összehasonlítása alapján megállapítottuk, hogy a földhivatali akta a teljesebb, így a tanácsi példányt, mint tükröződést, selejtezhetőnek minősítettük. A levéltárosok másik csoportja a földhivatali iratok múltbéli pusztulása és a jelenlegi kezelés hiányosságai miatt döntött a tanácsi iratok nem selejtezhető minősítése mellett. A választás a selejtezést végző kollégák feladata. A jegyzékeknél a jól bevált irattári terv formát tartottuk meg. Az iratok tárgya mellett a megkülönböztető iratkezelési, vagy irattári jelet tartalmazzák, ezen túl tanácsi szintenként az egykorú selejtezhetőséget és a jelenlegi javaslatot. A feltételezhetően már levéltárba került évkorok esetében az irat értékelésének jelölése kétféle: selejtezhető = S, nem selejtezhető = NS. A feltételezhetően még irattári őrizetben lévő iratanyag esetében - a lehetséges irattári selejtezés érdekében - alkalmaztuk az értékelés jelölésére a tanácsi irattári terveknél használatos selejtezési kódjeleket 0-6 között. A levéltári átadásra kijelölt tételek jelzésénél a hagyományos L mellett megjelenik a HN és az M jelzés is. Mindkét fogalomkört az önkormányzatok új irattári tervéből kölcsönöztük, mint jól bevált megoldást. A HN feloldása a határidő nélkül irattárban maradó iratok köre, az ügyviteli érdekből visszatartott iratok körét foglalja magában, míg az M (mintavétel) a levéltáros szabadságát testesíti meg, hogy szabadon emeljen ki iratokat, vagy irat-együtteseket az általánosan elfogadott értékektől eltérően is.