MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

A csomag, amit minden önkormányzati levéltárnak megküldünk hat mintajegyzéket tartalmaz: 1./ Selejtezési mintajegyzék az 1950-1951 között keletkezett iratokhoz A jegyzék alapja a Botár Olivér nevével fémjelzett 69/1948. MT. határozattal életbe léptetett ún. rendszámos iratkezelési utasítás. Az egykorú utasítás, a rendszer elvárásainak megfelelően, a központi egységes állami iratkezelést és irattározást tűzte ki célul, így minden állami szervet magában foglalt. Ebből az elvből következik, hogy a tanácsi szervek a rendszámoknak csak a kisebb hányadát használták fel. Miután az utasítás célja elsősorban az iktatás centralizálása volt, az eredeti utasítás nem tartalmazott a selejtezhetőségre és a levéltári átadásra vonatkozóan adatokat. A feladat ennek megfelelően az egykori ügykörökhöz tartozó iratok selejtezhetőségének értékelése volt. Nehezítette a munkát, hogy a levéltárakba ezekből az iratokból leginkább az ügyviteli selejtezés után visszamaradt történeti értékű iratok kerültek. A jegyzék összeállításakor a selejtezési javaslat mellett nem tartottuk szükségesnek a levéltárba adási javaslatot, mivel az érintett iratok már a levéltárak őrizetében vannak, illetve a nem selejtezhető jelzés az átadásra is irányadó. Célszerűségi okokból a selejtezhető - nem selejtezhető megjelölés mellett alkalmaztuk a személyzeti iratok megjelölésére a 75 éves selejtezhetőségi időt is. Szeretnénk javasolni a kollégáknak, hogy a 75 éves őrzési idő ellenére a teljesnek mondható ún. személyi dossziékat vegyék levéltári kezelésbe, a korszak indokolná, hogy annak szereplőiről is őrizzünk meg információkat. A tanácsoknál nem használatos rendszámok miatti hiátusok ellenére a teljes utasítás használata mellett döntöttünk, abból a meggondolásból, hogy a kollégák kiegészíthessék saját anyaguk alapján a terv mintát a még előforduló rendszámokkal. Jegyzékünk tekintettel arra, hogy a rendszám ügykör-csoportokat jelölt, tételszintű selejtezést tenne lehetővé, mi ennek ellenére ügyiratszintű selejtezést javaslunk. Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy az egykorú iktatókartonok a tételeken belüli ügyiratszintű ellenőrzést is lehetővé tesznek, s a kartonok alapján a selejtezés megkönnyíthető.