MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

A jegyzékek készítésének munkamenetéről, szakmai megalapozottságáról néhány tudnivaló. A munka alapját az egykorú iratkezelési utasítások és irattári tervek jelentették. Első lépésként az utasításokban nem selejtezhető minősítésű iratok körének szűkítését végeztük el, pontosabban szólva levéltári átvételi minimumot állapítottunk meg. Ehhez a munkához dr. Erdmann Gyula rendelkezésünkre bocsátotta a néhány évvel ezelőtti kezdeményezésének kéziratait. A második munkafázisban a megnevezett levéltárakban próbaselejtezéseket végeztünk, elsősorban a levéltárba került iratanyagban, de vizsgáltuk - főként a két utolsó jegyzék esetében - az irattárakat is. A próbaselejtezést végző kollégák a tényleges selejtezési válogatás mellett a munka során felhasználták a korábbi évek selejtezési jegyzőkönyveit is. A tanácsi szintenként folyó munkát, úgy osztottuk meg, hogy a tükröződéseket is vizsgálni tudjuk, így azonos helyszínen folyt a főváros és a kerületek, a megyei és járási, valamint a járási, városi, községi iratok vizsgálata. A járási iratok kétszeres átvizsgálását, a kölcsönös ellenőrzést a járási szint jelentősége indokolta. A próbaselejtezési munkafázis végén a munkát irányító levéltáros elkészítette a selejtezési javaslatot az egyes tanácsi szintekre. A végeredményként megszülető - valamennyi szintet tartalmazó - jegyzékek ezt követően kölcsönösen ellenőrzésen mentek át, külön felkért külső szakértő is véleményezte, s ha szükségesnek látszott, módosítottunk. A napi használatra technikailag is megfelelő végleges jegyzékek így kétszintű ellenőrzésen mentek át. Meglepheti a kollégákat néhány nagyon drasztikus őrzési idő csökkentés. A teljesség igénye nélkül néhány alapelvet sorolnék fel, ami a csökkentésüket indokolta: 1. / Az erősen centralizált igazgatás következtében a központi direktívák az egyes tanácsi szinteken a legkisebb felé haladva, egyre inkább lefedték az apparátusi munka egészét. Ezeknek a direktíváknak az írásos megjelenését nem szükséges csak a még egyéni jegyeket hordozó szinten megőrizni. Például utasításokat, elvi irányítási iratokat, tervbontásokat csak a fővárosnál, megyénél és járásnál. 2. / Az elmúlt évek során több olyan központi nyilvántartó rendszer valósult meg, amely az állampolgári jogok gyakorlásához szükséges iratok őrzését teszi fölöslegessé (népesség nyilvántartás, KSH iparnyilvántartása, cégbírósági adatbázis, közjegyzői szolgálat stb.) Az ilyen jellegű tükröződések esetén fontos felhívni a kollégák figyelmét, hogy a selejtezhetőség feltételezi a magasabb szintű tanács