MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

IV. EGYHÁZI LEVÉLTÁRAK

csak a nagyobb köteteket fektessük, de soha ne tegyünk 3-4 kötetnél többet egymásra. A polcra ne tegyük fel túl szorosan a könyveket, hogy a kivételkor ne rongálódjanak. A nem teljesen kitöltött polcokon a kötetek eldőlésének megakadályozására használjunk könyvtámaszt. A köteteket óvatosan emeljük le a polcról, soha nem a tetejénél, hanem a gerinc közepénél megfogva, hogy a kötés ne szakadjon le idő előtt. A sérült kötetek tábláit a már fent említett köpper szalaggal kössük át és rögzítsük. A levéltári dokumentumokra csak ceruzával szabad írni, de ezt is csak a levéltári anyag kezelője teheti meg, indokolt esetben (pl.: kötetek, vagy csomók lapszámainak beírásánál, az ún. paginálásnál.) Az egyházközségi levéltár iratait a levéltárból elszállítani csak nagyon indokolt esetben - átköltöztetés, kiállítás, restaurálás, mikrofilmezés - szabad, az illetékes katolikus egyházmegyei, protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár jóváhagyásával. A restaurálás komoly szaktudást igényel, a legjobb szándékú hozzá nem értő javítás is jóvátehetetlen károkat okozhat a levéltári dokumentumokban, ezért csak az illetékes felsőbb egyházi levéltár jóváhagyásával szabad iratokat restauráltatni. 2.4. Levéltári kutatás, rendezés, selejtezés Az egyházközségi levéltár az egyházközség tulajdona, de anyagát a nyilvánosságtól elzárni nem szabad, a benne való kutatást indokolt esetben lehetővé kell tenni. Kutatási igény esetén mindenképpen tanácsos kikérni az illetékes katolikus egyházmegyei vagy protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár véleményét, hogy döntsön annak indokoltságáról. Az egyházközségi levéltár anyagának épségéért elsősorban annak kezelője, a lelkész felel. Ezért fontos, hogy kutatás esetén a kutatót ne hagyjuk magára! A kutatásról készítsünk írásbeli feljegyzést, amely tartalmazza a kutató nevét, lakcímét, a kutatás célját, a kutatott anyag jelzetét, vagy ennek hiányában leírását. A feljegyzés tartalmazzon egy nyilatkozatot, amelyben a kutató is felelősséget vállal az általa kutatott anyag épségéért és ezt aláírásával hitelesíti. Ügyeljünk arra, hogy a kutatás ne bontsa meg a levéltári anyag rendjét! Az egyházközségi levéltár anyaga csak helyben kutatható, kutatás céljára iratot kölcsönözni nem szabad! Kutatókra és a levéltár kezelőjére