MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

IV. EGYHÁZI LEVÉLTÁRAK

egyaránt vonatkoznak elemi iratvédelmi szabályok: Csak tiszta kézzel és minél kevesebbszer szabad hozzányúlni a levéltári dokumentumokhoz. Érzékeny anyagot, pl. fotót csak cérnakesztyűben szabad kézbe venni. Az írást lehetőleg ne érintsük meg a papíron. A jegyzetelésre használt papírt, noteszt ne tegyük a levélári dokumentumra. A köteteket megfelelő méretű asztalra helyezve, teljes lapjára felfektetve olvassuk. A levéltári anyagból fénymásolni körültekintően, csak fekete-fehér fénymásolóval szabad, mivel az erős fényhatás nem tesz jót a dokumentumoknak. Irodai, lapfordítós másolót nem szabad használni. Érdemes fénymásolatot készíteni az esetlegesen gyakrabban használt iratokról, és az eredeti kímélése végett kutatók számára csak a másolatot rendelkezésre bocsátani, illetve további másolatokat erről készíteni. Egyáltalán nem fénymásolhatók a pergamen lapok, illuminált, vagy festett dokumentumok, málló, vagy törékeny iratok, a fénymásoló munkalapjánál nagyobb dokumentumok, pecsétes iratok, sérült kötésű kötetek. Ezeket az iratokat csak fényképezni szabad, kerülve a sokáig tartó erős megvilágítást és feltűzéssel való rögzítést. A szoros kötésű könyveket nem szabad nyomással kiegyenesíteni, ezeket csak speciális fénymásolóval lehet másolni. Ennek a kis útmutatónak nem feladata a levéltári rendezés gyakorlati ismertetése, ezért csak néhány alapvető dologra szeretnénk felhívni a figyelmet. Az egyházközségi levéltárakban az 1970-es évek elején mérték fel az iratanyagokat és ennek kapcsán sok helyen sor került rendezésre is. Amennyiben az egyházközségi levéltár rendezve van, a rend megtartására ügyeljünk, illetve a napi iratok megfelelő kezelésével - elsősorban az iktatás szabályszerű gyakorlásával - a későbbi rend kialakítására ügyeljünk. Sajnos gyakran fordul elő, hogy egy-egy egyházközség levéltára teljesen rendezetlen. Az iratanyag rendezéséhez csak alapos felkészültséggel, az iratanyag jellegének és összetételének alapos felmérése után lehet hozzákezdeni. Amennyiben nagyobb rendezési munkához fogunk, mindenképpen kérjük ki előzetesen az illetékes katolikus egyházmegyei, protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár tanácsát. A levéltár rendezésénél a fő elv, az ún. proveniencia elve. E szerint az iratokat a keletkezésükkor kialakult rendben kell megőrizni, illetve ha ez a rend megbomlott, akkor ezt helyre kell állítani. Amennyiben ilyen rend nem rekonstruálható, vagy nem is létezett, tárgyi iratcsoportokat érdemes felállítani és ezeken belül az iratokat időrendben elhelyezni. A