MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

4./ A levéltárnak módjában áll az irattári átadást megelőzően folyamatosan ellenőrzött irattári selejtezést végeztetni, illetve a selejtezési mintajegyzéket az önkormányzat illetékeseivel elfogadtatni. 5 / A levéltárnak módjában áll az állományba vett iratokban levéltári selejtezést végezni levéltárosi felügyelet mellett jól képzett kezelői munkaerővel. Amennyiben a felsorolt elvárások nem mind teljesülnek, a maradandó értékű iratanyag védelmében csak a levéltári selejtezés marad megoldásként. (Átgondolva ezt a problémakört, világosan látszik, hogy a levéltáros szakma által évek óta sürgetett átmeneti levéltárak felállítása mennyivel szakszerűbbé, könnyebbé és főként hatékonyabbá tenné a munkát. Az elkészült munka, a „selejtezési mintajegyzék", nevében hordozza minta jellegét, amit segítségül szántunk valamennyi kollégának szabad felhasználására. Gyakorlati tapasztalatok bizonyítják, miszerint az ügyviteli, azaz irattári selejtezéshez is használható, ha ezt az ellenőrző, helyismerettel rendelkező levéltáros jónak látja. Fontos azonban megjegyeznünk, hogy elsősorban iratértékelési gyakorlattal rendelkező levéltárosoknak és jól képzett kezelőknek szántuk. A selejtezést tervező levéltáros kollektíváknak szeretnénk javasolni, hogy a végleges selejtezési terv összeállításakor valamennyi tanácsi szint értékelését együttesen vizsgálják, így megalapozottabb döntést lehet hozni. Célszerű ez a fajta vizsgálat, mert az egyes tanácsi szinteken nem azonos iratértékeléseket találunk. Ennek legfőbb oka, hogy vizsgáltuk a tükröződést, s az alsóbb szinteken az értékes leiratokat is selejtnek minősítettük. A teljes jegyzék vizsgálata azért is célszerű, mert a jegyzékek időhatárain belül is változhattak a szintek feladatai, s ez esetben nem követhető mechanikusan a jegyzék értékelése. Különösen figyelemmel kell lenni a feladat-megoszlásokra az önkormányzati korszakban. Az önkormányzati korszak külön mintajegyzékének elkészítése, az irattári terv változatlansága miatt nem volt célszerű, így az utolsó tanácsi mintajegyzék érvényességét fogadtuk el az 1990-1999 között keletkezett iratok selejtezésére. Ilyen esetekben azonban a feladatkör határozza meg a keletkezett irat értékét, nem az ügyintézési szint. Például, ha az iskolák feletti felügyelet a megye feladata volt a korszak nyitó éveiben, a feladat városi szintre történő leadásával az iratértékelés is változik; a városi irat lesz nem selejtezhető a korábbi megyei nem selejtezhető értékeléssel szemben.