MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

Nos, a mi levéltárunk gyakorlata az volt, hogy némi bizonytalankodás után a szabad számok felhasználásához nem, ahhoz viszont hozzájárultunk hogy az egyes ügykörfajtákon belül betűjelzéssel különítsék el a különböző tárgyú iratokat. Az őrzési időkkel sem mindenben értenek egyet az önkormányzatok. A maradandó, levéltárba adandó iratok körét nem vitatják, hasonlóképpen a határidő nélkül őrzendőkét sem. Ezen túl azonban a legteljesebb egyet nem értés tapasztalható. Több önkormányzatnál az irattárosok igen sérelmezték, hogy olyan iratokat, amelyeket korábban 2 év után selejtezhettek, most 5 évig kell őrizniük (pl. szociális segélyek bizonyos típusai, hagyatéki ügyek). A vagyonkezeléssel kapcsolatos iratok zömét viszont általában jóval hosszabb ideig akarják őrizni. A BFL-ben az alábbi elvet követtük: 1) A maradandó tételek meghatározásánál az irattár nem illetékes, tartania kell magát a minta irattári terv előírásaihoz. 2) Az ezen kívül eső iratok ügyviteli értékét nem vizsgáljuk (erről legfeljebb véleményünk van), következésképpen nem szólunk bele abba, hogy ki, mit, mennyi ideig őriz. Egy kikötéssel. Azzal nevezetesen, hogy az őrzési időt növelni lehet, de csökkenteni nem. Az őrzési idők csökkentéséhez még akkor sem járultunk hozzá, ha úgy ítéltük meg, hogy bizonyos tételek esetében ez az igény indokolt. 3) Hozzájárultunk viszont ahhoz, hogy határidő nélkül őrzendővé nyilvánítsanak bizonyos ügytípusokat. Azzal a meggondolással tettük ezt, hogy ezzel nem veszélyeztetjük azokat a tételeket, amelyek egyébként is határidő nélkül őrzendőek. Jövendő korok levéltárosai majd eldöntik, hogy ezek a felülkódolt iratok bekerüljenek-e a levéltárba, vagy sem. Általában a praktikus szempontokra hívtuk fel a figyelmet. Próbáltuk a 75 éves őrzési idő biztonságos voltát hangsúlyozni, továbbá azt, hogy a felülkódolásokkal nem veszélyeztethetik a maradandó értékű iratok biztonságos őrzését. Miután azt gondoltuk, hogy az irattári tervek kérdése nyugvópontra jutott, közbeszólt az újonnan felállított okmányirodák kérdése. A magam részéről nem tudok mást mondani, mint hogy véleményem szerint itt maradandó értékű irat legfeljebb a vállalkozói igazolványok tekintetében képződhet. Az összes többit sima hatósági bizonyítványként kellene kezelnünk. A minta irattári terv szerint a hatósági bizonyítványok 2 év után kiselejtezhetőek. Levéltári szempontból nincs is ezzel semmi gond. Az 1999. évi LXXXIV. tv. (a közúti közlekedési nyilvántartásról)