MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

volna tudomásul, de gyanítjuk, hogy a későbbiekben ezekkel lesz a legnagyobb gondunk. Az önkormányzatok irattárainak túlnyomó többsége azonban vette a fáradságot, s megpróbálta a saját képére és hasonlatosságára alakítani a minta irattári tervet. Ennek során maximálisan igyekeztek kihasználni azt a lehetőséget, hogy tudniillik minta irattári tervről van szó, s azonnal igyekeztek felhasználni az ún. szabad számokat. Itt nagy félreértés volt, mert a rendelet megfogalmazása nem egyértelmű („Az ügykörszám meghatározásakor figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes minta hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör-módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak.")

1 Első olvasatra magam is úgy gondoltam, hogy az önkormányzatok szabadon gazdálkodhatnak ezekkel a tételekkel. Tévedés volt, ami rövid úton tisztázódott is. A tapasztalat azt mutatta, hogy az önkormányzatok sokszor indokolatlanul akarták ezeket a szabad számokat felhasználni, néhány esetben azonban nagyon is indokolt volt ez a törekvés. Annál is inkább, mert ezek kezelése, beleértve az irattározást is, elkülönítve zajlik. Példaként a külföldiek ingatlanszerzésével kapcsolatos iratokat, vagy a tolmács- és szakfordítói igazolványokat, a társasház-felújításokkal kapcsolatos pályázatokat említhetném. A szabad számok felhasználására irányuló szívós igényt az a tény is táplálta, hogy bár bizonyos ügyekben a hatásköri jegyzék szerint az adott önkormányzat nem illetékes, mégis képződik nála ilyen irat, amit valamilyen szinten kezelnie kell. A fővárosi kerületeknél ilyen volt például a marhalevelek kiadásának kérdése, a zöldkárok megállapításával, a tarlóégetésekkel kapcsolatos ügykörcsoport. Nem szívesen kezelik együtt a különféle tárgyú hatósági bizonyítványokat, szabálysértési ügyeket, a környezettanulmányokat az ún. „idegen környezettanulmányokkal", s külön tételszámot szerettek volna „általános levelezés" címszóval is. Több kerületnél is megfigyelhető volt az a törekvés, hogy az irattári tételszámok konkrétan kapcsolódjanak egy, de csakis egy ügyosztály (vagy ahogyan újabban nevezik: iroda) tevékenységi köréhez. i Melléklet a 22/1999. (VII. 16.) BM rendelethez. (Magyar Közlöny, 1999. 65. sz. 4254. o.)