Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Fehér Csaba: Ügyfelek, kutatók, média : Budapest Főváros Levéltára kommunikációs stratégiája a pandémia idején, 2020-2021
2929 2022/2. ▪ 26 – 35. A telefonos szolgáltatás kommunikációs stratégiája külön szakma, szabályai nem közismertek, és nem is kézenfekvők. A tájékoztatást végző kollégák számára külön sillabus készült a telefonos tájékoztatás során követendő viselkedésről.7 A 12 pontban összefoglalt tanácsok ügyfélcentrikus, pszichológiai töltetű stratégiákat adtak, mint például tudatosítsuk magunkban, hogy az ügyfél dühe nem személy szerint ránk vonatkozik, hanem a szolgáltatásra vagy annak hiányára, vagy figyelmesen, megszakítás nélkül hallgassuk végig az ügyfél panaszait és jegyzeteljünk közben, illetve mutassunk együttérzést, és fejezzük ki sajnálatunkat. Online felületek és kommunikáció Az V. főosztály kiemelt feladata az online felületek menedzselése és a folyamatos kommunikáció a közösségi médiafelületeken. A tájékoztatás és közművelődés szolgálatába állított online marketing tevékenység a minőségi tartalmak készítésével és megosztásával egyfajta „kultúrmissziót” jelent számunkra. 2020 tavaszán több kiemelkedő és sikeres kulturális „kampányt” vittünk véghez különböző sorozatok, rovatok készítésével és több online felületen történő publikálásával. Levéltárunk Home Office-ban című sorozatunk beszámolókat közölt munkatársaink otthon végzett feldolgozó munkájáról, valamint bemutatta, hogy az így létrejött tartalom mennyire szolgálja a kutatók és ügyfelek érdekeit.8 2019 végén indult Levéltári Mozaikok sorozatunk – amely ma már Budapesti Levéltári Mozaikok néven online folyóirat formájában olvasható – szintén egyre népszerűbbé vált. A tudományos igényű, de szélesebb rétegekhez szóló tanulmányokban a kollégák számtalan új kutatási eredményt, érdekes iratot mutattak be.9 Emellett elindult a BFL honlapján a Fotómesék 10 sorozatunk is. A Városliget Topotéka oldalra11 fotókat, digitalizált dokumentumokat töltöttünk fel, illetve a topotéka FB oldalán híreket posztoltunk A BFL FB oldalán, a BFL YouTube12 és Videotorium csatornáin található kisfilmjeink ből válogatást közöltünk. Egy korábbi megállapodás alapján a BFL-es honlaptartalmak, -cikkek az enbudapestem.hu oldalon is megjelentek, ezzel újabb felületen népszerűsít hettük intézményünket. A BFL-t és a Budapest Időgép népszerűsítését szolgáló sorozatot is indítottunk, amelynek során – a „Maradj otthon!” jegyében – a követőkkel együtt fedeztük fel virtuálisan Budapest szebbnél szebb épületeit (például: Bazilika, Vígszínház, Mai Manó Ház), 7 A BFL-ben már a járvány előtt szerveztünk kompetenciafejlesztő tréningeket azon munkatársak számára, akik ügyfelekkel, kutatókkal találkoznak. Ennek során a kollégák megismerkedtek a konfliktuskezelés, a stressztűrés, a befolyásolási technikák nyújtotta lehetőségekkel. 2022-ben megismételtük a tréningeket. 8 https://bparchiv.hu/search/node/Lev%C3%A9lt%C3%A1runk%20home%20office-ban (A letöltés ideje: 2022. május 29.) 9 https://bparchiv.hu/statikus/budapesti-leveltari-mozaikok (A letöltés ideje: 2022. május 29.) 10 https://bparchiv.hu/statikus/fotomesek (A letöltés ideje: 2022. május 29.) 11 https://varosliget.topoteka.net/ (A letöltés ideje: 2022. május 31.) 12 https://www.youtube.com/user/Bparchiv1/videos Ügyfelek, kutatók, média
