Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Cseh Gergő Bendegúz: Levéltár Covid idején : járványkezelés, szolgáltatások, ÁBTL
23 2022/2. ▪ 20 – 25. 23 javarészt digitális eszközökkel, számítógépen történik, létre kellett hozni a külső hozzáférés lehetőségét ehhez a zárt központi adatbázishoz. Ezt azonban mindenképpen a „kapuk” megnyitása nélkül, offline módon terveztük megvalósítani. A megoldást egy sürgősen végrehajtott informatikai fejlesztésben találtuk meg: az ezzel foglalkozó munkatársak számára kifejlesztettük a központi adatbázis otthoni verzióját2 . Ez a rendszer a negyven terrabájtnyi méretű hatalmas belső adatmennyiséget természetesen nem tartalmazta, de az egyébként titkosított adatok használatához, olvasásához és gépi anonimizálásához szükséges legfontosabb eszközöket igen. Ezután már „csak” az éppen aktuálisan feldolgozandó anyag exportálását, otthoni feldolgozását, majd az elkészült adatok biztonságos csatornán történő visszajuttatását és a belső rendszerbe való átemelését kellett megoldani. Ennek a bonyolultnak tűnő rendszernek továbbra is maradtak helyhez kötött, vagyis csak a levéltár épületében végezhető elemei, de a munkafolyamatok többsége így már otthoni munkavégzés keretében is teljesíthetővé vált, az adatvédelem terén pedig nem kellett a szükségesnél komolyabb kompromisszumot kötni. Természetesen a még nem digitalizált iratok esetében továbbra is szükség volt az eredeti iratanyag használatára. A belső központi adatbázis export-import funkcióinak működtetésére is csak az Eötvös utcában volt lehetőség, ezért levéltárosok, raktárosok és informatikusok váltott munkarendben, a személyes találkozást – és ezzel a fertőzés veszélyét – minimálisra csökkentve üzemeltették rendszert és végezték a munkafolyamatokat. Mint más közintézményekben, a Történeti Levéltárban is az online térbe tevődött át a munkaszervezés: az értekezletek, workshopok, megbeszélések videókonferencia keretében zajlottak, az azonnali és folyamatos kapcsolattartást pedig okostelefonokra telepített biztonságos chatprogramon keresztül biztosítottuk mindenki számára. Ez utóbbi eszköz különösképpen beváltotta a hozzá fűzött reményeket: a szervezeti egységek szerint kialakított különböző munkahelyi csoportok rendkívül hatékonyan tudták megosztani tapasztalataikat, kérhettek segítséget vagy adhattak tanácsot egymásnak. A levéltár alapvető szolgáltatásai az új munkarend kialakítása után továbbra is fenntarthatóak maradtak, de természetesen nem lehetett teljes mértékben kizárni a személyes jelenlét okozta kockázatokat sem. A statisztikai adatok ugyanakkor azt mutatták, hogy az intézmény munkatársainak fertőzöttsége a járvány tetőpontján sem ért el kimagasló értéket (az egyidejűen megbetegedettek száma nem haladta meg a 10%-ot), és fertőzési gócpont sem alakult ki a levéltárban. A személyes jelenléten alapuló kutatótermi szolgáltatások kiesése számos kutatónak okozott komoly problémát, hiszen őket sok esetben szigorú határidők kötik, legyen szó akár kéziratok leadásáról, pályázatok lezárásáról, netán szakdolgozatok, disszertációk befejezéséről. Az online kutatás lehetőségét az ÁBTL egy előre rögzített menetrend szerint, a korábban vázolt intézményfejlesztési stratégia keretében tervezte megteremteni, a járványhelyzet következtében azonban ezt a fejlesztést egyedi megoldással, ideiglenes jelleggel kényszerült megvalósítani. Az intézmény informatikus munkatársai saját fej-2 A központi adatbázis otthoni verzióját ABTLINFO Light névre kereszteltük. Levéltár Covid idején
