Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Cseh Gergő Bendegúz: Levéltár Covid idején : járványkezelés, szolgáltatások, ÁBTL
24 Levéltári Szemle 72. évf . 24 lesztéssel, a levéltár által egyébként is használt CMS 3 rendszer alkalmazása révén a 2020. év folyamán létrehozták az ÁBTL e-kutatási szolgáltatását. Ennek keretében a regisztrált tudományos kutatók a digitalizált iratanyag „olvasói példányát” online megrendelhetik, ahhoz ingyenesen, korlátozás nélkül hozzájuthatnak, a letölthető pdf-állományokért pedig továbbra is reprográfiai díjat fizetnek. A kialakított rendszert 2020 decemberében kísérleti jelleggel, 2021 januárjától pedig „élesben” is bevezette az intézmény, és azóta is működteti. A tapasztalatok szerint az e-kutatási rendszert nem mindenki tudja könnyen kezelni – ez nyilván sok tapasztalattal fog szolgálni számunkra a végleges szolgáltatás fejlesztésében is. Mégis hatalmas könnyebbséget jelentett a kutatók számára nem csak a járványügyi korlátozások idején, de azok elmúltával is. Az e-kutatási rendszernél bonyolultabb feladatnak bizonyult a teljes körű e-ügyfélszolgálat bevezetése. Ezt a fejlesztést ugyan szintén tartalmazza az intézményfejlesztési stratégia, de az ügyfélkapun keresztül, vagy ennek hiányában online űrlapon történő adatigénylés és az elkészült anyagok digitális formában történő kiadása sokkal körülményesebb előkészítési, fejlesztési, tesztelési munkafolyamatokat követelt meg. Fontos különbség, hogy míg az e-kutatás eleve anonimizált digitális iratmásolatokkal dolgozik, az állampolgárok saját magukkal vagy néhai családtagjaikkal kapcsolatban teljes körű megismerési joggal rendelkeznek. Ennek következtében olyan, a lehető legbiztonságosabb megoldásokat kellett kialakítani a beérkező személyes adatok és az elkészült iratmásolatok számára, amelyek a vétlen vagy szándékos illetéktelen hozzáférés lehetőségét egyaránt minimalizálják. Ennek a rendszernek a fejlesztése szintén a több hullámban bekövetkezett Covid-járvány időszakában kezdődött meg, és annak sürgősségét jelentős részben a személyes ügyfélszolgálat kényszerű bezárása indokolta. Mivel a fenti okok miatt a fejlesztés és a tesztelés az e-kutatói rendszerhez képest sokkal több időt vett igénybe, annak nyilvános próbaüzemére csak 2022 nyarán kerülhetett sor. Az ÁBTL a járványügyi korlátozásokat és részben az otthoni munkavégzés lehetőségét is felhasználva tovább erősíti online jelenlétét és továbbfejleszti, gazdagítja az így elérhető tartalmakat. Ezen időszakban készültek el például az intézmény működését, az információs kárpótlás folyamatát és az épület rejtett kincseit bemutató rövidfilmek, illetve az első szabad választást megelőző állambiztonsági „felkészülésről”, vagy a nagy rendszerváltó demonstrációk, tüntetések történetéról szóló virtuális kiállításaink is. Egészen más irányú fejlesztés, de szintén a járványügyi korlátozásokhoz köthető, hogy kihasználva a munkatársak többségének távollétét, komoly energiahatékonysági beruházás keretében napelemekkel borítottuk be az intézmény szinte összes szabad tetőfelületét. Ez jelentős hozzájárulást jelent az épület – már csak a raktárak szükséges légkondicionálása miatt is igen magas – fenntartási költségeihez. A több hullámban érkezett járványügyi korlátozások, illetve az ehhez történő kényszerű alkalmazkodás számos tanulsággal szolgált az ÁBTL munkatársai számára is. Bizonyos tapasztalatok rendkívül hasznosak lehetnek a járványhelyzet elmúltával is, és a kialakított gyakorlat, a munkafolyamatok több területen is továbbélhetnek. 3 content management system Cseh Gergő Bendegúz
