Levéltári Szemle, 71. (2021)
Levéltári Szemle, 71. (2021) 4. szám - Műhelymunkák - Köcze László: Közgyűjtemények, iratgyűjtés és a vállalati iratok: a Láng Gépgyár iratainak története
28 Levéltári Szemle 71. évf . iratkezelési és iratőrzési jellemzőinek feltárására tett kísérletek is. A Láng Gépgyár iratkezelési gyakorlatával kapcsolatban az első kortárs összegzést még a KGL munkatársa tette „a helyszínen kapott információk alapján”. Eszerint a hatvanas évek fordulóján a beérkező leveleket a vállalatnál központilag iktatták, de az anyagbeszerzés ettől elkülönülve iktatott és az egyes osztályok – a központi iktatáson túl – külön is iktathattak. A beszámoló szerint minden elintézett ügy visszakerült az irattárba. Az ismertető szerzője az irattár mellett felsorolta a külön irattárak fenntartóit is, a pénzügyi, az anyagbeszerzési, a titkos ügykezelési, az igazgatói, a párt-, a szakszervezeti, valamint a személyzeti osztályt, amelyek mellett az egyes osztályok saját irattárat is működtettek. „Az irattárban” cégek szerint, betűrendben és azon belül dátum szerint irattároztak. Az összegzés írója a fenti információkból azt a következtetést vonta le, hogy „a vállalat irattári rendszere egészében eléggé közel áll a közigazgatásban elterjedt sorszámos rendszerhez.”17 Az idézett ismertető talán az egyik legjobb példája a korabeli levéltári gondolkodás szemléleti korlátainak, amely az iktatott iratokat azonosította a vállalaton belül keletkező iratok egészével, mindezt úgy, hogy közben figyelmen kívül maradtak az iratnyilvántartás más formái, a „hagyományos nyilvántartás” hiányáról nem is beszélve. Amit a szerző „minden elintézett ügynek vélt”, az nem volt más mint, ahogy a fél évszázaddal korábbi szolgálati szabályzatban rögzítették, a külső partnerekkel, megbízókkal, irányító szervekkel folytatott leve lezés anyaga.18 Az iratkezelés problémájánál maradva, a Láng Gépgyár az 1969. évi 27. tvr. alapján kiadott 71.085/1971. sz. KGM utasítás figyelembevételével 1973-ban elkészítette saját iratkezelési szabályzatát. Miközben átmásolták a két jogszabályban rögzített alapelveket és meghatározásokat, a szabályzat a tizenhat szervezeti egységre, iktatóhelyre vonatkozó kötelező iktatási szabályozás alól rögtön ki is vonta a Gépi adatfeldolgozó osztályt, valamint a Műszaki Rajztárat, saját nyilvántartási rendszerükre hivatkozva. Bár változó sorrendben, de az irattári tervet is átmásolták a KGM utasításban rögzített sematikus és pontatlan tételekkel és a feltüntetett őrzési időkkel együtt,. rögzítve ugyanakkor, hogy a vezérigazgató, a vezérigazgató-helyettes, a polgári védelem és a Szervezési és igazgatási főosztály iratait a Titkárságon és nem egy központi irattárban helyezik el.19 Az iratkezelési szabályzat kiadása közel sem hozott olyan változást, mint amelynek segítségével az iratok kezelése, a történeti értékű iratok elkülönítése és begyűjtése, magyarán a vállalati iratok feletti levéltári kontroll lehetősége biztosított lett volna. Ezt erősítette meg a Láng iratkezelésének 1975-ben végzett helyszíni szemléje is. Megállapították ugyan, hogy minden beérkező levelet és a számlát érkeztető számmal láttak el, majd iktattak, de az osztályokra került iratanyag sorsát központilag nem lehetett nyomon követni. A vállalatnál csak elvétve 17 Sárközi, 1961:190–191. 18 Az államosítás előtti időszakban kialakult céges iratkezelés és iratőrzés jellemzőihez ld. Kiss, 1953; Soós, 1953. 19 BFL XXIX.3.39 309/1973.sz. – Iratkezelési, szolgálati és üzemi szabályzat és irattári terv. Köcze László
