Levéltári Szemle, 71. (2021)
Levéltári Szemle, 71. (2021) 3. szám - Forrás és érték - Kovács Eleonóra: Az iratmentés igénye A Magyarországi Evangélikus Egyház egyházközségekben őrzött iratairól
26 Levéltári Szemle 71. évf . Tanács felügyeletével.4 Az utóbbi néhány évben volt példa ilyen módon iratanya gok levéltárba kerülésére az egyházközségek egyetértésével, sőt esetenként kérésére. Sajnos olyan esetről is beszámolhatunk, ahol – bár értékes könyvtári anyag van veszélyeztetett helyen – a gyülekezet lelkésze javaslata ellenére – jóllehet a köteteket nem használják – a presbitérium ragaszkodik a helyben őrzéshez. Utóbbi esetben nincs más megoldási lehetőség, mint – a gyűjteményi szabályrendelettel összhangban – hivatalos eljárást kezdeményezve biztonságba helyezni az értékeket. A gyűjteményi felelősöknek szoros összeköttetésben kell dolgozniuk az egyházmegye esperesével, segíteniük kell az utóbbi munkáját a gyűjteményi területet illetően. Az esperesi vizitációk alkalmával a gyűjteményi anyagok ellenőrzését le tudják venni az esperes válláról, lelkészváltáskor ellenőrizhetik a gyűjtemények és nyilvántartásaik meglétét. Éves tevékenységükről jelentést kell írniuk az egyházmegyének és a Gyűjteményi Tanácsnak. Mivel ez a feladat is önkéntes és jószolgálati munka, így a szabadidő függvényében zajlik. Több más ok mellett a feltorlódó munkahelyi feladatok, a felgyorsult világ és az egyre kevesebb szabadidő miatt nem működik azonban olyan hatékonyan, mint kellene, amely többféle következménnyel jár. Az országos szabályrendeletből jól látszik, hogy az egyház alaposan körüljárva a gyűjteményügyben rejlő problémákat minden lényegesre kiterjedően szabályozta a kérdést. Mindennek ellenére a gyakorlatban adódnak nehézségek, amelyek hosz szú távon azt eredményezik, hogy idővel más megoldást célszerű találni a meglévő rendszer helyébe, vagy azon módosítani kell legalábbis a levéltári anyagokra vonatkozóan. A hatékonyság csökkenésében szerepet játszik az esperesek túlterheltsége (nehéz a gyűjteményi megbízottal összehangolni a munkát, illetve számonkérni az ellenőrzést); a kevés szakember (létszámában sem sok, de szabad idejét a feladatra áldozni tudó munkatárs egyre kevesebb); idő és információ hiánya (a hatékony ellenőrzésekhez megfelelő mennyiségű idő szükséges, és tudni kell a lelkészváltásokról, az esperesi vizitációkról, illetve önálló ellenőrző út esetén is az időtényező probléma); széttagoltság (sok helyszínt kell felkeresni, és alkalmanként a gyülekezetek autonómiája az általuk őrzött anyagok tekintetében negatívan érvényesül, nem azonos módon együttműködőek); elnéptelenedő gyülekezetek (egyre több a kis létszámú, idősek alkotta egyházközség, amelyekben a gyűjteményi anyagokra már nem jut energia odafigyelni, sok esetben információ sincs elegendő, s a gyűjteményi megbízott ezeket a problémákat nehezen tudja orvosolni). Szerencsére jó példákkal is találkozunk, elsősorban azokban az egyházmegyékben, ahol az egyházmegye esperese is fontosnak tartja az ügyet valamint, ahol vagy a helyi evangélikus gyűjtemény vezetője, vagy egy világi levéltár, múzeum, könyvtár munkatársa a gyűjteményi felelős, a rendszerben rejlő nehézségeket azonban ez nem oldja meg. 4 A 4/2008. (XII. 4.) országos szabályrendelet 11–14. §-a határozza meg az egyházmegye elnöksége gyűjteményi kötelezettségeit. Ezen belül is a 13. § az esperes kötelezettségeit írja le. Beiktatta a 210/2014. (XI. 13.) országos presbitériumi határozat. Hatályos: 2014. november 13-tól. Kovács Eleonóra
