Levéltári Szemle, 71. (2021)

Levéltári Szemle, 71. (2021) 3. szám - Forrás és érték - Kovács Eleonóra: Az iratmentés igénye A Magyarországi Evangélikus Egyház egyházközségekben őrzött iratairól

25

2021/3. ▪

23

–

39.

gyülekezeteinek gyűjteményi anyagát ellenőrizni, a hiányosságokról jelentést tenni. Feladatukat a MEE egyházi gyűjtemények működéséről szóló 4/2008. (XII. 4.) országos szabályrendelete az alábbiak szerint határozza meg:

12. § (1) A gyűjteményi megbízott feladata:

a) az egyházmegyei gyűjteményi –

részletes, helyes és teljeskörű adatokat tartalmazó –

nyilvántartás vezetése, valamint a nyilvántartás adatainak megküldése az ágazati szakfelügyeletet ellátó országos gyűjtemények részére, b) az egyházmegyéhez tartozó egyházi szervezetek gyűjteményi jellegű anyagairól (könyvek, levéltári iratok, kegytárgyak) készült nyilvántartások vezetésének felügyelete, az elkészült nyilvántartások összegyűjtése és egységes –

egyházi szerveze

tenkénti, gyűjteményi munkaágankénti –

rendszerezése,

c) a gyűjteményi anyagban történt bármilyen, tudomására jutott változás nyilvántartásba történő feljegyzése, valamint a nyilvántartott gyűjteményi tárgy állapotának változása (lopás, rongálás, állagromlás, elveszés, kölcsönadás, restaurálás, helyváltoztatás) esetén az egyházmegye vezetőségének és az országos gyűjteményeknek haladéktalan értesítése.

d) Az egyházmegyei gyűjteményi megbízott köteles jelenteni a Gyűjteményi Tanácsnak, ha olyan gyűjteményi anyagról szerez tudomást, amely őrizetlenül, illetve veszélyeztetetten található. Azon egyházközségek anyagáról, ahol nincs helyben lakó lelkész, haladéktalanul értesítenie kell a Gyűjteményi Tanácsot.

(2) A gyűjteményi megbízott (1) bekezdésben meghatározottakon túli részletes feladatait az egyházmegyei szabályrendelet és a munkaköri leírás tartalmazza.

A gyűjteményi anyagok őrzése és ellenőrzése az egyházmegye elnökségének feladata, amelyet az esperes háromévenkénti általános vizsgálatába beépíteni köteles. Ezen alkalmakkor ellenőriznie kell a gyűjteményi anyag – levéltári, könyvtári anyag és a kegytárgyak – leltár szerinti meglétét, állapotát és az őrzés körülményeit, biztonságát. Ugyancsak az esperes felelőssége, hogy lelkészváltáskor a gyűjteményi anyagok leltár (segédlet) szerint ellenőrizve, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kerüljenek a hivatalba lépő új lelkészhez az elődjétől. A gyűjteményben bekövetkezett változásról (eltűnés, sérülés, káreset) az egyházközség elnöksége köteles tájékoztatni a Gyűjteményi Tanácsot. Restaurálási munkák megkezdése előtt – a nem szakszerű be avatkozásokat megakadályozandó – ugyancsak értesítési kötelezettség terheli az egy házmegye vezetőségét. Ha a vizitációk során kiderül, hogy az egyházközség nem megfelelően őrzi a birtokában lévő gyűjteményt, az esperes kezdeményezni köteles – a tulajdonjog tiszteletben tartása mellett – az anyag ideiglenes vagy végleges (egyházközségi vagy országos) gyűjteménybe történő beszállítását a Gyűjteményi Az iratmentés igénye