Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
26 Levéltári Szemle 69. évf . Mindez kombinálva alkalmazandó a köziratok selejtezésére vonatkozó jelenlegi szabályokkal. Tehát az irattári terv szerinti tételbe sorolás és az ennek alapján történő rendszeres selejtezés, ennek közlevéltár általi engedélyezése fenntartandó. Az irattári tervben selejtezési idővel el nem látott tételek esetében lenne érvényes a levéltárnak való felajánlás, az ennek nyomán történő iratértékelés és döntés. Ennek az előbbinél szigorúbb, ugyanakkor a levéltár kevesebb lehetőséget nyújtó változata lehet, ha a jogszabály az irattári tervek készítése során kifejezetten lehetővé teszi a selejtezhető és a maradandó mellett olyan kategória alkalmazását, mely meghatározott idő (pl. 30 év) letelte után az adott tételre vonatkozóan iratértékelést ír elő. Bár a gyakorlatban van rá példa, szükséges lenne, hogy jogszabály kifejezetten lehetővé tegye meghatározott irattári tételekre mintavételes eljárás alkalmazását is. Az iratértékeléshez és a mintavételhez eljárásrendi szabályokat és dokumentációs követelményeket is rendelni kell. Azt azonban egyértelművé kell tenni, hogy a maradandó értékről és az iratátvételről a levéltár dönt. IV. 2. Iratértékelés és iratképzők értékelése Az iratértékelés tekintetében a legsúlyosabb probléma maga az „iratértékelés”… Az tudniillik, hogy kivételes esetektől eltekintve pusztán csak irat értékelés, nem pedig szervértékelés történik. Szükséges lenne az iratképzőket, illetve azok körét vizsgálni, értékelni; a funkciók előtérbe helyezése mellett a teljes kormányzati, illetve hivatali vertikum irattermeléséből mint egészből kiindulni; az iratok értékelésének ez képezhetné az alapját. Manapság a hivatali szempont elvének elsődlegessége érvényesül az iratértékelés kapcsán, annak ellenére, hogy a hivatali iratok információtartalma csökkenésének, mind formálisabbá válásuknak problémájával gyakran találkozunk a szakirodalomban és a gyakorlatban. Más szavakkal, ami a széleskörű forrásértelmezés bázisát illeti, nincs eldöntve az alapvető kérdés, miszerint a társadalomnak vagy csak a hivatalok működésének a dokumentálása a levéltárak célja? Az irattári tervek készítésének és jóváhagyásának jelenlegi gyakorlata nem teszi lehetővé, hogy a maradandó értékű tételek az egyes szervek/igazgatási szintek esetében a teljes irattermelési kontextus átgondolásával jelöltessenek ki. Megvizsgálandó, hogyan léphetne előre a levéltárügy olyan irányba, hogy ne egyedileg, elszigetelten szemléljék csupán az egyes iratképzők tevékenységét, hanem a funkciókat és a szervezeti kontextust figyelembe véve hangolják össze a maradandó értékű iratok levéltári elhelyezésének lehetőségeit. Ez egyszersmind a férőhely-problémák kezelése tekintetében is pozitív kimenetelű kezdeményezés lehetne. A levéltáraknak – túllépve a hagyományos, regisztratív jellegű funkción és szerepen, szakértők rendszeres bevonásával, valós, az iratképzés teljes kontextusát felölelő értékelő tevékenységet kellene végezniük. Adott területi egységre vagy ágazatra vonatkozó megalapozott irat- Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
