Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
22 Levéltári Szemle 69. évf . Trusted Digital Repository auditálásra nemzetközi példák és szabványok (ISO 16363) is vannak. Az egyre nagyobb mennyiségű és egyre bonyolultabb struktúrájú digitális adattartalom hosszú távú megőrzése és használhatóságának fenntartása egyre nagyobb felelősséget jelent a digitális archívumok számára és a társadalomra. Ezért fontos vizsgálni és auditálással megbizonyosodni, hogy a levéltár/archívum szervezetileg, archiválási folyamatai és IT infrastruktúrája alapján valóban biztosítani is tudja ezt, nem elegendő azt az e-levéltári rendszer bevezetésével „kipipáltnak” tekinteni. III. Közlevéltár – magánlevéltár – illetékességi és gyűjtőkör III.1. A levéltárak „igazgatási feladatai” és a gyűjteményi funkció A hatályos Ltv. szerint „a közfeladatok folyamatos ellátásához” szükséges valamennyi irat maradandó értékű iratként értelmezhető, és ezeket a közlevéltáraknak – általában 15 év után, ami elvben csak külön eljárással hosszabbítható meg – kellene átvenni. ■ Probléma: A szabályozás abból a fikcióból indul ki, hogy minden olyan iratot, ami olyan irattári tételbe tartozik, amihez keletkezésekor nem rendelhető selejtezési idő, tehát nem látható előre, hogy meddig lesz szükség rájuk a közfeladatok folyamatos ellátásához, a levéltárak képesek átvenni és kezelni. A közlevéltárak azonban nem rendelkeznek az ehhez szükséges raktári és személyi kapacitásokkal, és erre való tényleges felkészítésükre láthatóan hosszabb idő távlatában sincs tényleges szándék. Mivel a közlevéltárak őrzik „a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez” nélkülözhetetlen (magyarán a történeti értékű) iratokat is, az ott szükséges és előírt tárolási és kezelési követelmények ehhez igazodnak. Átgondolandó, hogy valóban célszerű-e minden olyan irat őrzését és kezelését levéltári feladatnak minősíteni, ami bizonyos – előre nem meghatározható – ideig szükséges lehet a közfeladatok ellátásához, de iratértékelés alapján nem szükséges azok végleges megőrzése. Egyik jellegzetes példa az építésügyi-műszaki iratok területe. Jogos igény, hogy az építmények, létesítmények hatóságilag engedélyezett tervei hozzáférhetők legyenek, amíg az adott létesítmény áll. Valamennyi tervdokumentáció levéltárba adása és ottani kezelése – akár 15 év, akár hosszabb idő után – azonban nem reális, hiszen ehhez a levéltári kapacitások hosszabb távon sem biztosíthatók. Más oldalról a közpénzek nem hatékony felhasználását is jelentené a levéltárakban előírt követelmények szerinti őrzést és kezelést biztosítani olyan iratoknak, amelyek végleges Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
