Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
18 Levéltári Szemle 69. évf . mert ez napjainkban a „hagyományos” gyűjtőterületi módszerekkel követhetetlen. Ennek hiányában a levéltárak nagyon korlátozott ismeretekkel rendelkeznek arról, hogyan hatnak az átalakítások az iratkezelésre? Miként történik az iratok átadása feladatkörök átalakulásakor? Mi a helyzet a jogutódlással és a jogutód nélkül megszűnő szervek irataival? Kérdés, hogy a 45/2018. (III. 19.) Korm. rendelet szerinti közfeladat-kataszter érdemben közelebb visz-e ennek a problémának a megoldásához. 2) Úgy tűnik, végleg elmúlt az az időszak, amikor a közfeladatot képező funkciókat hosszabb időn (több évtizeden) át több-kevesebb stabilitást mutató szervezetek, szervezetrendszerek látták el. Napjainkban a folyamatos átszervezések következtében a funkciók, a hozzájuk rendelhető konkrét feladat- és hatáskörök sokszor évről évre mozognak az őket ellátó szervezetek között, melyek közül számosan kifejezetten rövid életűek, és mire az iratok levéltáréretté válnak, az általuk termelt iratok már nagy valószínűséggel a sokadik jogutódnál bukkannak fel, mégpedig az egyes feladat- és hatásköröknek megfelelően más-más jogutódnál. Kérdés, hogy a hazai közlevéltárakban általánosan megszokott rendezési metódusok mennyiben lesznek alkalmazhatók ilyen körülmények között? A proveniencia elvének érvényesítése döntően az egy iratképzőtől származó (általa „termelt”) iratok fizikai összerendezése útján történt és történik. Kérdéses, hogy ez a jövőben ilyen formában követhető lesz-e. Valószínűleg szükség lesz a proveniencia-elv alkalmazási módjának átgondolására, olyan irányban, hogy polgárjogot nyerjen a rendezés és leírás olyan módja, ami fizikailag inkább funkciók, feladat- és hatáskörök szerinti irategyütteseket eredményez, melyek több szerv egymást követő működése során jönnek létre, és a proveniencia elv a leírásban és nyilvántartásban, a kontextus-információk hozzákapcsolása útján érvényesül. A nemzetközi levéltári szabványok lehetőséget kínálnak a funkciók önálló leírására (ISDF szabvány) és ennek összekapcsolására az iratképzők (ISAAR/ CPF) és az iratok leírásaival (ISAD/G). A Nemzetközi Levéltári Tanács jelenleg új komplex leírási szabvány kifejlesztésén dolgozik (RIC – Records in Contexts), ami az iratképzők – funkciók – iratok közötti viszonyrendszer még komplexebb és többrétegű ábrázolását fogja lehetővé tenni. A következő évek módszertani munkája során kiemelten kellene foglalkozni a proveniencia-elv alkalmazásának alternatív lehetőségeivel. Korlátot jelent, hogy a hazai levéltárügyben jelenleg használt szo?verek – az egyházi levéltárak közös segédletének keretét adó AtoM (Access to Memory) alkalmazás kivételével – nem tartalmazzák az önálló funkcióleírás lehetőségét. II.4. Az iratátvételek elvei, szabályozottsága és gyakorlata A papíralapú iratátvételek szabályozottsága a jogszabályokban elvben megfelelő. Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
