Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
17 2019/4. tokba nehézkesen történik az e-iratokkal végzendő feladatok beépítése. 6 A központi iratkezelési szabályzatok nincsenek tekintettel a helyi sajátosságokra. Mivel akkor könnyebb a rendelkezéseket betarta(t)ni, ha egy iratképző olyan iratkezelési szabályzattal rendelkezik, ami a tényleges gyakorlathoz közelít, ezért központi szabályzat helyett inkább iratkezelési-szabályzat mintákat lenne célszerű készíteni, talán nem is mindent átfogóan, hanem egy-egy részterületen (pl. elektronikus iratok kezelése, selejtezés, levéltári átadás), így közelebb lehet hozni a tényleges gyakorlatot a levéltári elvárásokhoz. 2) Az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek nem feltétlenül alkalmasak arra, hogy valóban a maradandó értékű iratok kerüljenek levéltárba. (Bővebben lásd IV/1-2.) Talán a legsúlyosabb probléma, hogy – egyes kivételektől eltekintve – nincsenek komoly intellektuális erőforrások bekapcsolva az iratértékelésbe, ennek végzését egyfajta rutintevékenységként értelmezik a szakma képviselői is. Többnyire nem az adott terület beható és sok szempontú elemzése eredményeként születnek az iratértékelési javaslatok – amennyiben az igen-igen kétséges értékű és megbízhatóságú irattári tervekkel való foglalkozást, azok véleményezését egyáltalán annak lehet nevezni. Ezeknek alapproblémája, hogy – egyébként nyilvánvaló módon – kizárólagosan az adott iratképző belső összefüggésrendszerét, s szervezeti hierarchiáját veszik, vehetik tekintetbe, az adott szerv ügyviteli pragmatikájára korlátozódó beszűkült értelmezési bázison. Figyelmen kívül hagyván azt a tágabb kontextust, amely magának az iratképzőnek az intézményi-szervezeti beágyazottságából következik. Az alkalmazott értékszempontok tehát egyoldalúan, ám szükségszerűen ügyvitel-, illetve működésorientáltak, nincsenek tekintettel az iratképző külső meghatározottságaiból fakadó látszólag „külsődleges”, valójában mérvadó szempontokra, a tágabb társadalmi kontextusra. 3) Meg kell vizsgálni azt a kérdést, hogy a 1121/2017. (III. 17.) Korm. határozat, az 1658/2017. (IX. 13.) Korm. határozat és az 1790/2016. (XII. 19.) Korm. határozat által előírt Központi Közigazgatási Irattár és központosított irattári szolgáltatás milyen hatással van az iratképzők és levéltárak kapcsolatára, a maradandó értékű iratok átadásának folyamatára és arra, hogy a levéltáraknak módjuk legyen iratértékelést végezni, és ennek alapján dönteni az iratok átvételéről. II.3. Az iratképzők által ellátott funkciók és az iratok 1) Szükség lenne olyan információs rendszerre, ami segítené a levéltárosokat naprakész ismeretekkel a közfeladatok és az ezeket ellátó szervek átalakulásairól, 6 Jelen problématérkép készítésének időpontjában még nem ismert, hogy a 137/2019. (VI. 11.) Korm. rendelet 11. §-ában foglalt előírás betartására, mely szerint megőrzési kötelezettségüket hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesítik, miképpen készülnek fel az erre kötelezett szervek és mindennek milyen hatása lesz az iratok biztonságos fennmaradására. Iraképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak
