Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
16 Levéltári Szemle 69. évf . életciklust követő sorsában a rendszer immanens része. Az egyetlen lehetőségnek jelenleg a levéltárak proaktív fellépése tűnik, azaz az iratképző szervek gondolkodásmódját alakítani, befolyásolni oly módon, hogy erősítjük a partneri kapcsolatokat. Ez magában foglalja rendszeres továbbképzések workshop-ok szervezését is az iratképzők számára, szükség esetén levéltárosok és külső szakértők együttes közreműködésével. Ehhez megfelelő jogi háttér és finanszírozás megteremtése lenne szükséges. A rendszerességen és folyamatosságon lenne a hangsúly, mert egyszeri továbbképzések, tájékoztatók, konzultációk most is vannak a szervek, irattárosok részére, melyeknek látható is a tényleges hozadéka, de ezzel nem oldjuk meg a problémákat. (Pozitív minta pl. a Dán Állami Levéltár gyakorlata: továbbképzés, illetve rendszeres workshop jellegű eszmecsere eredményeként Dániában az iratképzők által vonalkóddal ellátott, a levéltári elvárások szerint rendszerezett, dobozolt és jegyzékelt iratokat vesz át az állami levéltár.) 4) Az olyan követelmények, mint az elektronikus iratok olvasható, értelmezhető formában való megőrzése, az adatvesztés elkerülése, illetve a selejtezés és levéltári átadás dokumentálása a hatályos előírásokból is következnek, de ezek egyelőre nem tudatosultak az iratképzőknél. Az olvashatóság és értelmezhetőség fenntartására való törekvés, amennyiben érvényesül, csak az iratképző általi közvetlen, rövid távú használatra terjed ki, de általában nem foglalja magában a kontextus-információk következetes és tudatos megőrzését, ami az eredményes levéltári kezeléshez elengedhetetlen lenne. Éppen ezért az elektronikus iratkezelés a jogszabályok által előírt és a levéltárak alapfeladatának tekintett gyűjtőterületi, szervellenőrzési tevékenységnél intenzívebb odafigyelést és kifejezetten erre a területre irányuló módszertani munkát is igényelne. A problémahalmaz kezeléséhez első lépcsőben célszerű lenne egy olyan szakmai anyag létrehozása, ami felkészítheti a gyűjtőterületi munkával foglakozó levéltárosokat, hogyan deríthetik fel a leghatékonyabban az egy-egy iratképzőnél „lappangó” elektronikus iratokat, hogyan tudatosíthatják az iratképzőknél az elektronikus iratok jelentőségének felismerését, és hogyan támogathatják azok biztonságos megőrzését az iratképzőknél. II.2. Iratkezelés és maradandó értékű iratok fennmaradása A megfelelő iratkezelést a jelenlegi jogszabályi környezetben az iratkezelési szabályzatok kiadása és az ezekkel kapcsolatos levéltári egyetértési jog gyakorlása biztosítja. ■ Probléma: 1) Az iratkezelési szabályzatok csak fogyatékosan töltik be elvárt szerepüket. Különösen az e-iratok kezelése körül sok a zavar, a hagyományos iratkezelési szabályzaBoross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
