Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
15 2019/4. és az iratátvétel tekintetében a levéltári szakmai elvek érvényesítésében, mondhatni az inkább felesleges teher a számukra. Részben érthető is az iratképzők „színeváltozása”, hiszen működésüknek számtalan fontos célja van, aszerint, hogy az élet mely területén működnek: személyi okmányok kiállítása, válóperes ügyek rendezése, mezőgazdasági támogatások kiosztása, gyerekek oktatása, ingatlanok tulajdonos változásának rögzítése és nyilvántartása, és még sorolhatnánk. Ami általában kevéssé céljuk, az az, hogy a „melléktermékként” született iratok irattározás utáni sorsát is hosszú távra átgondolják és megfelelően rendezzék. Ebből az iratképzői attitűdből mindenesetre a maradandó értékű iratok megmaradására számos veszélyforrás következik. II.1. Iratképzők felelőssége az irataikért Az Ltv. megadja a megfelelő felhatalmazásokat az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésére, a 27/2015. EMMI rendelet 8. § pedig részletesen meghatározza ennek szempontjait. Látszólag tehát e téren minden rendben van. ■ Probléma: 1) A jogszabályban előírt ellenőrzési tevékenység sokszor formális, egy szervlátogatás alkalmával – amibe általában az irattárban őrzött, levéltári átadásra váró anyagok felmérésének is bele kell férnie – általában nem is lehet meggyőződni egy nagyobb, összetettebb szervezet irat- és információkezelésének szabályosságáról, és arról, hogy a maradandó értékű iratok fennmaradása valóban biztosított-e. A levéltárosok adatokat vesznek fel a helyszíni látogatás során, jegyzőkönyveket készítenek, de az elkészült jegyzőkönyvek a lehetségesnél kevésbé hasznosulnak. A két legnagyobb közlevéltárban (MNL, BFL) használt scopeArchiv levéltári nyilvántartórendszer funkciói nem igazán támogatják a jegyzőkönyvek adatainak lekérdezhetőségét, összegezhetőségét. Ez is hozzájárul ahhoz, hogy az iratkezelés, irattárak általános állapotáról nem rendelkezünk megfelelő országos adatokkal, mutatókkal, összegzéssel. Az irattári helyzet átfogó elemzése megmutathatná, hogy milyen intézkedésekre, fejlesztésekre van szükség a jövőben, illetve milyen hatással van mindez a levéltári működésre. Hasonlóképpen nem rendelkezünk átfogó képpel az elektronikus iratkezelés helyzetéről, tényleges gyakorlatáról sem. 2) Nagy probléma az iratképzőknél jelentkező iratkezelési hiányosságok esetén a szankcionálás fentebb már említett (I/4.) teljes hiánya. Megvizsgálandó, lehetséges-e a közlevéltár jogosítványait legalább olyan esetekben erősíteni, kiterjeszteni, amikor az iratok az iratképzőnél ténylegesen veszélyeztetett állapotba kerülnek. 3) A szankcionálás, egyáltalán a hatósági jellegű fellépés csak a szükséges rossz kategória, de nem kínál megoldást az iratkezelési anomáliákra. Mint fentebb kifejtettük, az iratképzők és a levéltárak eltérő mértékű érdekeltsége az iratok aktív Iraképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak
