Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
14 Levéltári Szemle 69. évf . 3) Adatbázisok, integrált rendszerek bonyolultabb adatállományai esetében, amelyek szerkezete az iratképzőnél is folyamatosan változik, nem igazán értelmezhető a „keletkezéstől számított x év végéig” történő átadás, sőt a „keletkezés” fogalma, illetve annak időhöz kötése is problematikus. (Összefügg az irat-fogalom meghatározásával, ld. I.1.) 4) Az információs technológiák fejlődésének következménye, hogy az újabb technológiákra épülően, egyre nagyobb mennyiségű, egyre bonyolultabb és specifikusabb struktúrájú elektronikus információ keletkezik, amelyet már egyre kevésbé lehet pusztán a „formátum” problematikával megragadni. Ilyenek például az adattárházak és az azokra épülő elemzési technológiákkal előállított adatok, információk – hogy az üzleti világban régóta alkalmazott technológiát említsünk – amelyet nem lehet pusztán a SIARD formátum (relációs adatbázisok archiválására kidolgozott formátum) alkalmazásával archiválni, és nincs is széles körben elfogadott módszer erre vonatkozóan, pedig a technológiát már több mint 10 éve bevezették. Folyamatosan kerülnek bevezetésre olyan technológiák, amelyek sok esetben a levéltárak látókörébe sem kerülnek (pl. big data, blockchain, data lake). De ebbe a körbe tartoznak a folyamatosan fejlődő említett web2 szolgáltatások, a social media archiválása is. II. Iratképző – iratőrzés – iratátadás – levéltár Az iratképző szervezetek működésük biztosításához szükségszerűen és – talán nem túlzás így fogalmazni – kissé talán kényszerűen is iratokat keletkeztetnek, őriznek és kezelnek. Az iratokat ezek a szervezetek nagyságuk, közéleti jelentőségük, profizmusuk mértéke szerint hol egyszerűbb, hol bonyolultabb rendszerben és változó színvonalon kezelik. A belső kényszer mellett, amely az iratképző jól felfogott érdekéből (működés biztosítása) származtatható, külső kényszerítő erőként jelentkeznek természetesen az iratkezelést körbebástyázó jogszabályok, amelyek keretet nyújtanak az iratképzőknek a saját iratkezelési rendszerük felépítéséhez. Az iratok fontos hátteret képeznek tehát az iratképzők működéséhez, többnyire mindaddig megbecsült státusban is vannak, amíg jogbiztosító erejük és/vagy ügyviteli értékük nyilvánvaló. A probléma többnyire ott kezdődik, amikor az iratok aktív életciklusa lezárul. Az irattározás pillanatától a levéltárba jutásig, avagy a selejtezésig terjedő kritikus időszak az, amikor az iratképzők magatartását erősen befolyásolja az az erőteljes késztetés, hogy mielőbb (ebbe belefér még nem egyszer a „bármi áron” is) és minél kevesebb költséggel, humánerőforrás felhasználásával essenek túl az iratok sorsának elrendezésén. A közlevéltárak ugyan már az iratok aktív életciklusában is gyakorolnak egyfajta (némiképp felületes) felügyeletet az iratképzők iratkezelése felett, de ekkor még viszonylag közel esnek egymáshoz a két érdekelt fél szándékai és céljai. Viszont az irattárba helyezés után az iratképző szervek jó részénél tapasztalhatjuk, hogy „ellenérdekeltekké” válnak az iratok őrzése, az iratselejtezés, az iratértékelés Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
