Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
13 2019/4. I.6. Az elektronikus iratok, digitális kommunikáció jelentette kihívás A szervek és személyek tevékenysége során számos olyan elektronikus tartalom keletkezik, ami beleérthető az Ltv. szerinti iratfogalomba (ld. I/1.), azonban az iratkezelés jogszabályi követelményei szerinti nyilvántartásra és kezelésre nem alkalmas. Így fontos információk maradnak az iratkezelés rendjén kívül. ■ Probléma: 1) Az egyik kiemelésre kívánkozó területet a honlapok jelentik, amelyek egy szerv működéséről ma már többé vagy kevésbé strukturáltan egyre több nélkülözhetetlen és más irattípusokból rendszerezetten meg nem ismerhető információt tartalmaznak. A honlapok begyűjtése viszont más irattípusoktól egészen eltérő gyűjtési módszert kíván meg (webaratás), amelyet leginkább országos/nemzeti szinten érdemes végezni, azaz átnyúlik az egyes levéltárak illetékességi körén. Átgondolandó, hogy hosszabb távon ezt levéltári feladatnak tekintjük-e. Az Országos Széchényi Könyvtár (OSZK) az elmúlt két évben lefolytatott egy web archiválási pilot projektet. Ennek eredményei nyomán úgy tűnik, a magyar web archiválására a jövőben is rendelkezésre áll majd anyagi forrás az OSZK számára, sőt talán törvény is készül a webarchiválásról. A közeli jövőben szükséges annak végiggondolása, a levéltárak egyáltalán hogyan tudnának szerepet vállalni a magyar web megőrzésében. Ennek legcélravezetőbb útja lehet a levéltárak látókörébe kerülő, de a webarchiválási projektbe be nem vont, maradandó értékű honlapok körének meghatározása, illetve olyan kommunikációs csatorna kialakítása, melyen keresztül jelezni lehet, ha egy honlap archiválandó. Itt különös hangsúly helyezendő a megszűnő intézmények, szervezetek honlapjainak archiválására. A másik fontos eset, amikor egy levéltárba kerülő iratanyag – különös tekintettel a magániratokra – része az archiválandó honlap. Amennyiben tényleg beindul a magyar web szisztematikus archiválása, ebben az esetben a levéltárak ez irányú teendőinek standardizálására is szükség lesz. Számolni kell azzal is, hogy a honlapok tartalma folyamatosan változik, tehát folyamatos archiválási kérdést jelent. 2) A folyamatos változás és a kollektív/kollaboratív szerzőség jellemzi az ún. Web2 tartalmait is, amelyek a jelenlegi tendenciákat látva, egyre több, egy adott korszak, illetve társadalom megértéséhez, sőt egy-egy szervezet, iratképző működésének megismeréséhez is kulcsfontosságú információt tárolnak. Ezek begyűjtése, archiválása és megőrzése pedig még nagyobb kihívást jelent. Miután egy iratképző által működtetett ilyen típusú alkalmazások az irat-fogalomba beleérthetők, szükséges átgondolni az e tartalomtípus sajátosságainak megfelelő szabályozás és szakmai eljárások lehetőségét, szükségességét is. Iraképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak
