Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
12 Levéltári Szemle 69. évf . Az iratképző szervek iratkezelésének jogszabályban előírt ellenőrzése az iratok aktív életciklusára vonatkozóan formális jellegű, mélyreható vizsgálatra nincs lehetőség az iratképzőnél tett rövid látogatások alkalmával. (A közlevéltárak többségétől reálisan nem is várható, hogy a jogszabály által előírt látogatási gyakoriság teljesítésével és a többi alapfeladat elvégzése mellett hosszabban és mélyebben vizsgáljanak egy-egy iratképzőt.) Az iratok aktív időszaka utáni helyzet még rosszabb képet mutat, mivel az irattárba helyezés után dől el ténylegesen, hogy az irat elpusztul vagy fennmarad. A közlevéltárak magukra hagyatva küzdenek a maradandó értékű iratok fennmaradására veszélyt jelentő jelenségekkel, amelyeket az iratképzőknél tapasztalnak. I.5. Iratvédelem és levéltár A hatályos törvény szerint, ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez és selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik. ■ Probléma: 1) A közszférához tartozó iratképzőknél zajló gyors átalakulások elsősorban a követhetetlenség miatt veszélyesek, mivel nincs intézményesült „változáskövetés”, nem érkeznek be automatikusan a levéltárakhoz a szervezetek változásairól szóló információk, valamint ezek nyilvántartására sincs kialakult használható metodika. A szervnyilvántartás előírás szerinti vezetése ezt a kérdést nem oldja meg. 2) Amennyiben nem az állami vagy önkormányzati szférához tartozó szervről van szó, különösen közfeladatot átvevő civil szervezetek vagy általuk fenntartott intézmények esetén, nem megfelelően szabályozott, hogy a maradandó értékű rész közlevéltárban való elhelyezéséért ki a felelős, és ezt milyen eljárásrendben kell lebonyolítani, és ki tartozik viselni a sok esetben tetemes költségeket. (A jogalkotó itt nyilván azt feltételezi, hogy ezek a szervezek is betartják a köziratok kezelésének a vonatkozó jogszabályokban előírt követelményeit, így az iratok maradandó értékű része az irattári tételek egyszerű elkülönülésével megoldható. Erre nézve ld. az I/2. pontot.) Elvben természetesen a civil szervezet, illetve a fenntartó felelőssége fennáll. Ugyanakkor egy alapítványi iskola megszüntetése esetén pl. maga az irattár rendezése, a maradandó iratok elkülönítése és a vonatkozó jogszabályi követelmények szerinti levéltári átadása olyan költségekkel járhat, amit a civil szervezet viselni nem képes, különösen, ha a megszűnésre éppen azért kerül sor, mert nem tudja a feladatot tovább ellátni. Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
