Levéltári Szemle, 69. (2019)

Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól

9

2019/2.

felelően eljuttatnak a Magyar Nemzeti Levéltár részére. A közlevéltárak másik köre, a felsőoktatási intézmények levéltárai eleve nem kötelezettek a szervnyilvántartás átadására, mivel illetékességük kizárólag saját fenntartójukra terjed ki, így a R. szerinti fenti kötelezettség csak néhány szaklevéltárat és a városi levéltárakat terheli. Ez utóbbi intézmények közül egyedül a Hadtörténelmi Levéltár nem teljesítette a R. szerinti előírást.

■ Papír alapon, vagy elektronikusan vezetik a szervnyilvántartást? Utóbbi esetben teljesülnek-e a R. 6. § (9) bekezdésében foglalt követelmények?

A hazai közlevéltárak közel felében (az MNL tagintézményeiben és Budapest Főváros Levéltárában) rendelkezésre áll olyan elektronikus nyilvántartó rendszer (scopeArchiv), amely megfelel a R. 6. § (9) bekezdésében megfogalmazott feltételeknek, minden más közlevéltárban azonban szükségszerűen vezetni kell a papír alapú szervnyilvántartást is. Ettől függetlenül gyakorlatilag mindenütt valamilyen számítógépes megoldást (leginkább excel-táblázatokat) is alkalmaznak a szervek adatainak folyamatos kezelésére, ez azonban csak a mindennapi feladatokat egyszerűsítő segédeszköznek, és nem hivatalos nyilv

ántartásnak tekinthető. Ugyanakkor a scopeArchiv rendszert használó levéltárak jelentős részében sincs olyan állapotban még a feltöltöttség, hogy az a hagyományos, papír alapú szervnyilvántartást ki tudná váltani. Két felsőoktatási levéltárban gyakorlatilag nem létezik szervnyilvántartás, ennek sürgős pótlására a szakfelügyelet nyomatékosan felhívta a figyelmet.

Az elektronikus szervnyilvántartás kapcsán általánosságban megállapítható, hogy a korábbi egységes levéltári nyilvántartó rendszer (eArchivum) „elhalása” után a magyar levéltárügyben jelenleg már kizárólag a scopeArchiv rendszer felel meg a R. vonatkozó előírásainak, így ennek adatokkal való feltöltése és naprakész vezetése rendkívüli jelentőséggel bír a szabályszerű gyűjtőterületi munka szempontjából. A többi közlevéltár számára mindenképpen szükséges volna közös informatikai megoldást találni, amely alkalmas a szervnyilvántartások egységes vezetésére és a R. célja szerinti központi nyilvántartására is.

A hazai közlevéltárak szervnyilvántartására alkalmazott megoldásokat az alábbi ábra szemlélteti:

Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról