Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól
10 Levéltári Szemle 69. évf . ■ Nyilvántart-e a levéltár a R. 6. § (10) bekezdése szerinti, privatizált szervezetnél a privatizálás előtt keletkezett maradandó értékű irattári anyagot, illetve ilyen szervet? Ebben a kérdésben az MNL tagintézményei között – amelyeket elsősorban érint a kérdés – meglehetősen nagy eltérés mutatkozott. Szinte mindenütt azt jelezték az intézményvezetők, hogy a privatizált szervezetek (általában termelőszövetkezetek és iparvállalatok) esetében több akadályba is ütközik a kapcsolatfelvétel és az állami tulajdonú időszakban keletkezett iratanyag sorsának nyomon követése. Leggyakoribb problémának az érintett szervek ez irányú hajlandóságának hiánya tekinthető: néhol érdektelenségből, néhol pedig a levéltári illetékesség vitatásából következően nem tud az érintett levéltár érdemben eljárni, de természetesen a levéltárak személyi erőforrásai sem minden esetben tűnnek elegendőnek ezen feladatok maradéktalan ellátására. A tagintézmények közül tizenegy, tehát az összes taglevéltár valamivel több mint a fele bír tudomással korábbi állami tulajdonú gazdálkodó szervezetnél keletkezett iratról, tíz esetben nem rendelkezik ilyen információval a levéltár. A legtöbb ilyen szervet az MNL Országos Levéltára tartja nyilván (116), de például Somogy, Bács-Kiskun, Békés és Zala megyében, Sopronban és Budapesten is rendelkeznek információkkal a levéltárak ebben a témában. Önmagukban ugyanakkor ezek az információk a legtöbb esetben nem jelentik azt, hogy a levéltárosok érdemben el is tudnának járni az iratanyag kezelése vagy esetleges átvétele tekintetében, ezt a fentiekben jelzett illetékességi viták, valamint a levélt árak személyi ellátottságának hiányai és a szabad raktári kapacitás korlátozottsága okozzák. A későbbiekben komoly segítséget jelenthetne az érintett levéltárak számára, ha illetékességi viták esetén támaszkodhatnának az EMMI hivatalos állásfoglalására. ■ A levéltárnak a R. 8. § (2) bekezdése szerinti ellenőrzési terve megfelel-e a vonatkozó előírásoknak? Amennyiben a levéltár nem rendelkezik ellenőrzési tervvel, milyen elvek alapján és milyen gyakorisággal végzi a levéltár az iratkezelés ellenőrzését? Az ellenőrzések tanúsága szerint a R. fenti előírása azért sem tekinthető minden esetben teljesültnek, mert a közlevéltárak jelentős köre (19 intézmény a 46-ból) egyáltalán nem készít ellenőrzési tervet. A szakmai követelményrendelet nem ad lehetőséget arra, hogy a közlevéltár ennek a kötelezettségének – vagyis az ellenőrzési terv készítésének – ne tegyen eleget, még akkor sem, ha az iratkezelés rendszeres ellenőrzésére a személyi erőforrások nem mindenütt elegendőek. Ellenőrzési terv híján a közlevéltárak munkatársai általában ad hoc jelleggel, az aktuális beszállítások, selejtezések kapcsán tesznek látogatást az iratképző szerveknél. Ez a gyakorlat indokolható kisebb, csak néhány iktatóhellyel rendelkező felsőoktatási intézmények levéltári gyakorlatában, az MNL megyei tagintézményeiben azonban az iratképző szervek nagy száma miatt a tervezés elengedhetetlen. Az MNL vezetésének tájékozCseh Gergő Bendegúz
