Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól
8 Levéltári Szemle 69. évf . hogy a felsőoktatási intézmények levéltárai közül némelyek egyetlen illetékes szervről, a fenntartó egyetemről számoltak be, míg mások az adott szerv minden önálló iktatóhelyét (egyetemi karokat, intézeteket, esetlegesen tanszékeket is) külön egységként regisztrálták. A nyilvántartásba vétel nem jelenti ugyanakkor egyúttal azt is, hogy az adott szerv/szervezeti egység minden szükséges adata rendelkezésre áll a levéltárban, hiszen az iratképző szervek nagy száma, az államigazgatás gyakori szervezeti változásai és a levéltári létszám korlátai sok esetben lehetetlenné teszik naprakész nyilvántartások vezetését. Összességében megbecsülni sem lehet azon szervek számát, amelyekkel a levéltárak a fenti okok miatt egyelőre nem tudták felvenni a kapcsolatot, mindenesetre a közlevéltárak döntő többsége tud olyan – értékhatár feletti – intézményről, amelynek iratkezelését jelenleg nem tudja ellenőrizni, vagy adott esetben még nyilvántartásba sem tudta venni az érintett szervet. Összességében a legtöbb iratképző szervet Budapest Főváros Levéltára tartja nyilván (1791 intézmény), az MNL tagintézményei közül Pest megyében haladja meg ez a szám az ezret (1313). A legtöbb iratképző szervet nyilvántartó közlevéltárak adatait az alábbi ábra szemlélteti: ■ 2018-ban teljesültek-e a R. 6. § (3) bekezdésében foglalt, a szervnyilvántartás adatállományának az MNL részére történő átadására vonatkozó előírások? A R. fenti pontja az elmúlt években részben elvesztette jelentőségét, mivel az MNL tagintézményei egységes levéltári nyilvántartó rendszert használnak (scopeArchiv), amelyen keresztül a rögzített adatok közvetlenül a központi tárhelyre kerülve ott őrződnek, így az adatok átadása lényegében automatikusan megvalósul. A szintén scopeArchiv rendszert használó Budapest Főváros Levéltára esetében a nyilvántartási adatokról szabványos formátumú export készül, amelyet az előírásoknak megCseh Gergő Bendegúz
