Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól
7 2019/2. Közlevéltárak ellenőrzése A Levéltári Szakfelügyelet saját ötéves stratégiai tervével összhangban 2018-ban a közlevéltárak gyűjtőterületi munkáját, az iratkezelés és a selejtezés ellenőrzését, illetve a szervnyilvántartás szabályosságát és aktualizáltságát vizsgálta. Ennek keretében az év első felében a közlevéltárak számára megküldött kérdésekre adott írásbeli válaszokat értékelték a szakfelügyelők és ez alapján készítették el jelentéseiket. Az év második felében – a szintén előzetesen megküldött tematika alapján – helyszíni ellenőrzést végeztek a szakfelügyelők, amelynek során a szervnyilvántartás szabályosságát, az iratkezelés felügyeletének menetét és a magániratok átvételének gyakorlatát konkrét eseteken keresztül is vizsgálták és véleményezték. Az év során a közlevéltári szakfelügyelők összesen 46 hazai közlevéltárat, vagyis a nyilvántartásba vett hazai közlevéltári intézményhálózat egészét megvizsgálták. Két intézmény esetében ugyanakkor a vizsgálat csak részben érhette el célját. A HM HIM Hadtörténelmi Levéltár esetében az iratkezelés ellenőrzése és ezzel összefüggésben a szervnyilvántartások vezetése nem a Levéltár, hanem a HVK Híradó, Informatikai és Információvédelmi Csoportfőnökség Dokumentumvédelmi Osztály ának hatáskörébe tartozik, így a vizsgált területek többségében a szakfelügyelet nem volt illetékes. A Magyar Országos Közjegyzői Kamara Közjegyzői Levéltára esetében a fenntartó és a Levéltár azt is vitatják, hogy a 27/2015. (V.27.) EMMI-rendelet hatálya kiterjed erre az intézményre is, mivel a 62/2009. (XII.17.) IRM rendelet több tekintetben másként határozza meg az intézményre vonatkozó szakmai követelményeket, mint a levéltári szakmai követelményrendelet. (Ennek az ellentmondásnak a feloldását korábban kezdeményezte már a fenntartónál a szakfelügyelet.) A 2018. évi első ellenőrzés tapasztalatai a közlevéltárakban Az előzetesen megküldött kérdésekre érkezett válaszok és a szakfelügyelők megállapításai alapján a hazai közlevéltárak gyűjtőterületi munkájának ellenőrzött területei kapcsán az alábbi kép alakult ki. ■ Hány – illetékességi körbe tartozó – szervről van tudomása a levéltárnak, ezek közül mennyiről vezetnek szabályos, a 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet (a továbbiakban: R.) 6. §-ának megfelelő szervnyilvántartást? Vannak-e olyan gyűjtőterületi szervek, amelyekkel még nem sikerült felvenni a kapcsolatot? Ha igen, mi ennek az oka? A hazai közlevéltárak 2018-ban összesen több mint 13 ezer iratképző szervet tartottak nyilván, ez a szám azonban csak nagyságrendileg értelmezhető, ugyanis a nyilvántartásba vétel nem mindenütt történik egységes elvek alapján. Ennek jellemző példája, Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról
