Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Kilátó - Bozó Péter – Schramek László – Zámbó István: Németországi levéltárakban gyűjtött tapasztalatok
a gyakorlati megvalósítás útjára. A projektvezetéssel megbízott három szervezet 2010 szeptemberére lezárta a tervezési fázist, amely az alábbi főbb pontokat érintette: – az államigazgatásban használt speciális eljárások összegyűjtése és elemzése, – más hatóságok és archívumok megoldásainak értékelése, – a technikai koncepció és a specifikációk kidolgozása, – a személyzeti, pénzügyi és szervezeti megvalósítás koncepciójának kidolgozása, – a közbeszerzés előkészítése, – a szükséges műszaki hardverek, szo?verek és szolgáltatások beszerzése, – végezetül a rendszer felépítése. A következő lépésként 2011-ben lezajlott a közbeszerzési eljárás, amely során a műszaki kivitelezést a T-Systems International GmbH nyerte, az ingest, az adatkezelés, a megőrzés és a hozzáférés moduljait a Scope Solutions AG, a storage modult (HT.diVAS) pedig a H&T Greenline GmbH szállította. Az el_sta szimbolikus elindítása 2013. február 25-én történt meg, azóta csak tesztüzemben történt e-iratátvétel, az éles rendszer használata 2018-tól esedékes. A projektnek az e-kormányzati stratégiába való integrálása lehetővé tette, hogy a felsőbb tartományi igazgatási szervek egységes dokumentumkezelő rendszert (VIS.SAX) kezdjenek használni, amelyet 2016 végéig 14 000 munkaállomásnál kellett elérhetővé tenni. 38 Ez pedig vélhetően jelentősen megkönnyíti majd az e-iratok átvételét az el_sta számára, hogy egy olyan rendszerből kell az elektronikus iratokat átadni, amely ugyanazon adatcsere- és metaadat-leírási szabványokat alkalmazza. Ezek a szövetségi szinten elfogadott XÖV (XML in der öffentlichen Verwaltung, avagy „XML a közigazgatásban”) és az arra épülő XDOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, azaz „Dokumentum Menedzsment és Elektronikus Archiválás az IT-alapú Üzleti Folyamatokban” 39 ) szabványokat jelentik. Az átadás-átvételi folyamat alapvetően az OAIS szabványra épül, mely során a SIP készítésekor kerül alkalmazásra az XDOMEA szabvány. Megemlítendő, hogy az MS Office fájlok és a msg kiterjesztésű e-mailek PDF/A-ba, a fotók pedig TIFF kiterjesztésbe átkonvertálva kerülnek átadásra (de mint megtudtuk 38 Az elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszerről: https://www.egovernment. sachsen.de/eva.html (Letöltés dátuma: 2017. november 28.) 39 A XDOMEA mozaikszavának X-e utal arra, hogy a DOMEA szabvány megfelel az XÖV által előírt követelményeknek. 78 Levéltári Szemle 68. évf . Bozó – Schramek – Zámbó
