Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
Azokban az esetekben, amelyekben a fentiek során feltárásra kerültek, a visszamaradt levéltári értékhatár feletti ügyiratok átadásra történő előkészítését kezdeményeztük. Ez nyilvánvalóan már korábban beszállított évkör ű iratok átvételét eredményezte, ami olyan kényszerű belső rendezőmunkát vont maga után, aminek a jövőbeli elkerülés ét a gyűjtőte rületi munka alapvető feladat ának tekintjük . Annak érdekében, hogy levéltárba adandó iratok visszamaradását elkerüljük, 2017-től úgy szerveztük ellenőrzéseinket, hogy azoknak az önkormányzatoknak az utóellenőrzésére is sor kerülhessen, amelyeknek az iratanyaga átadásra vár. Ezzel a jelenben ugyan több munk át vállaltunk, de mentesítettü k intézményünk más részlegeit a nem tervezett plusz feladatoktól. Új jegyzőkönyv 2016-ban új jegyzőkönyv formulát vezettünk be. A korábbi gyakorlat egy kinyomtatott űrlap-jellegű jegyzőkönyv helyszíni kitöltését jelentette. Ennek rovatai legfőképpen a szerv elérhetőségeit, az irattár műszaki adottságait (világítás, befogadóképesség, polcok anyaga stb.) és az iratanyag évkörét, terjedelmét rögzítette, míg az iratkezelés és irattározás általános helyzetér ől ritkán adott – évek múltán, az újabb ellenőrzésre való felkészülés során is használható – átfogó képet. Az elvégzendő feladatokat rendszerint egy kísérőlevél foglalta össze címszavakban . Elhagyva a korábbi űrlapot, egy fejezetekbe szedett, részletesen megszövegezett jegyzőkönyv-formulát hoztunk alkalmazásba, amelyet – hasonlóan a megyei kormányhivatalhoz – két példányban, egy példányt visszavárólag küldünk meg a jegyző részére. Az új jegyzőkönyvben, a feltárt hiányosságok mellett nem csak az elvégzendő feladatok tényét és határidejét rögzítjük a 1995. évi LXVI. törvény 11. §-ában foglaltak szerint, hanem – a levéltári előkészítés követelményeinek minél pontosabb teljesülése érdekében – részletes szakmai útmutatást adunk a hivatalok számára. A jegyzőkönyvet kiegészítendő, az ellenőrzést követően elektronikus formában megküldjük a szükséges irattári terv(ek)et és az annak kivonatát képező, általunk készített „minimumjegyzéket,” amely a legfontosabb levéltárba adandó és helyben őrzend ő ügytípusokat tartalmazza. Mindezek mellett a hivatalok megkapják az átadásra előkészített iratanyaghoz készítendő kísérőjegyzék mintáját is, hogy az egységes formula minél inkább megkönnyítse 34 Levéltári Szemle 68. évf . Kurucz Ádám
