Levéltári Szemle, 66. (2016)

Levéltári Szemle, 66. (2016) 1. szám - Kőmüves Mónika: A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata

Kőmüves Mónika 18 átirat fogalmazványát. Emellé bal oldalra a belső feljegyzéseket (például: láttamozás,

expediálás, kézbesítés módja és ideje) jegyezték fel, mindig szignóval és dátummal. Az egyes iratok azonban maguk is lehettek nyilvántartások: személyekhez kapcsolódó, illetve a költségekről szóló ügyek. Az első csoportba, a személyi ügyek közé a delegáció tagjainak név- és lakjegyzé-

kei, tisztségviselésükről és albizottsági összetételükről szóló összeírások tartoznak, illetve a személyzet jelenléti ívei. Felhasználásuk módjai (a felsorolás sorrendjében):

meghívók és iratok továbbítása, a szabályos albizottsági működés megalapozottsága

(egy bizottsági tag csak a négy főbb albizottság egyikében lehetett elnök) és informá-

cióérték, illetve további személyzet kirendelésének megalapozása, amennyiben az

szükséges volt. Figyeltek a folyamatos javításukra, a név- és lakjegyzék esetében külön

elnöki felszólítás hangzott el az üléseken (főleg kirándulások előtt), ahogy a tagok kivá-

lását, érkezését is állandóan vezették rajta. A második csoportban főleg a delegációs anyag elejéről maradtak fenn a delegáció

költségvetési-előirányzatáról táblázatos kimutatások a bizottság költségeiről (mint a

napidíjak, kisebb kiadások). Ide sorolhatjuk még az albizottsági jelentéseket és a bizottság költségvetésről szóló határozatait, hiszen ezekben megtalálhatók a költségvetés

rovatainak javasolt és később elfogadott összegei is. Áttekinthető formában tartalmazták az adatokat, és mivel jelentős adattartalmuk volt, teljes körűek és pontosak voltak. Ezek közül a bizottsági tagokat érintő adatokat – albizottsági tagság, tisztségviselők, névjegyzék, albizottsági jelentések – kinyomtatva mindenki számára hozzáférhetővé tették. A többi nyilvántartás az elnöki irodában volt megtalálható, az irattárban. Az ülésekről készült jegyzőkönyvek, naplók, irományok publikálása és a sajtó, kö-

zönség részvétele a plenáris üléseken azt eredményezte, hogy a nyilvánosság előtt zajlottak a tárgyalások. Ez lehetővé tette, hogy a kormányzati álláspont mellett az alternatív vélemények is elhangozhattak, a meggyőződések összeütközése miatt pedig megismerhetővé váltak az ellenzéki álláspontok. A fent említett nyomtatványokat a két delegáció megküldte egymásnak, valamint a felső- és képviselőháznak is, később a miniszterek és a bizottság tagjai szintén kaptak belőlük, az elnöki irodában pedig ugyancsak

letettek egy-egy példány. 5.3. Genetikus irattan A genetikus irattan

30 az iratok keletkezésével foglalkozik, az iratok ügyvitelben elfoglalt

helyét vizsgálja. Mivel egy folyamatot mutat be, itt is többfajta lehetőség van. Egy irat vagy beadvány, vagy kiadmány:  beadvány: valamely szervhez vagy személyhez érkezett vagy hozzá intézett irat (általá-

ban aláírt tisztázat). Mivel az ügyiratok ezzel kezdődtek, amennyiben nem vesztek el az

idő során, megtalálhatók iratanyagukban.  kiadmány: valamely szerv vagy személy által elküldött irat (általában az aláírt tisztá-

zat). Ez volt a hivatal válasza a beadványra, általában le is zárta az ügyiratot. Mivel a

delegáció kiadmányai a címzett szervekhez kerültek, ezekről csak a fogalmazványok 30 B

ORSODI

, 2003

. 179

–

180.; H

ARASZTI

, 2009

. 352

–

354.