Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 1. szám - Kőmüves Mónika: A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata
A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata 17 Az iktatókönyveket 1894–1912-ben és 1917-ben vezették, ülésszakoktól függött, mennyi irattételt írtak bele (átlagosan 60 tételt). A cím és az év nyomtatott, minden más tollal íródott. A következő hét rovat szerepelt benne az adatokkal: a beadvány száma; beérkezés dátuma; a beadó neve és a beadvány kelte és száma; a beadvány tartalma; az elintézés módja; az elintézés napja és a „vonatkozási” szám. Ez utóbbit nem írták fel. Ahol szükségessé vált, ott javításokat alkalmaztak: áthúzásokat, pótlólagos beírásokat, piros ceruzával pedig a költségvetéssel kapcsolatos iratokat emelték ki. Amennyiben egy té- tel valamely adata a felette lévővel megegyezett, használták a ’„’ jelet vagy a „detto” rövidítést, a dátumok megjelölése nap/hónap volt. A beadvány száma rovatba írták az iktatószámot. Eleinte piros ceruzával az iratokra írt római szám – amely nem egyezett meg az iktatószámmal –, majd 1886-tól az ügy előadói ívének számának (del szám) iktatási (tehát ez már iktatószám) sorrendjé- ben rakták le az iratokat, de az iktatás nélküli számokat továbbra is római számmal jelölték. 1895-től csak iktatószámok szerint helyezték el az iratokat, az iktatás nélkülieket pedig jelzet nélkül ezek mögé rakták. Az iratok érkezhettek a két országgyűlési ház elnökétől, a közös miniszterektől (és a hadügyminisztérium tengerészeti osztályának parancsnokától), a magyar miniszterelnöktől, a birodalmi tanács delegációjától, valamely szervezettől, személytől, bármelyik bizottsági tagtól. Amennyiben kimenő iratot iktattak be a „hivból” megjelölést írták a beadó nevéhez. A beadványok tartalmuk szerint többnyire átiratok voltak mellékletekkel, illetve jelentések, de akadtak köztük kérvények, levelek, táviratok is. Elintézési módjuk is különféle volt, amelynek idejét is feljegyezték: általában megjegyezték, hogy hányadik ülésben olvasták fel és vették tudomásul; átirat vagy távirat küldése; albizottságnak kiadás; kinyomtatás és kiosztás, stb. Az irattári leltár az 1867 és 1903 közötti évekből van meg, ezek egy kötetben szerepelnek, amely vonalas ívekből áll össze, de ceruzával táblázatos formává alakítottak át. Minden ülésszaknak külön íve volt, amely első oldalának tetején felírták az ülésszak számát, hol és mikor tartották, melyik évi költségvetési előirányzat tárgyában. 1883-tól a del. (delegációs előadói ív) számot is felírták. Itt is használták a ’ „ ’ jelet és az „ugyanaz”, „detto” szavakat az ismétlésre, valamint a zárójelet „(: :)” és az elválasztójelet a sor végén ’„’. A táblázat négy részből állt: folyó szám; del. szám; a beadó neve és a beadvány kelte és száma; a beadvány tartalma. Ezek kitöltése hasonló – a már fentebb említett – iktatókönyvekéhez, így ennek megismétlésétől eltekintünk. Az egy ügyhöz tartozó iratokat előadói ívekben tárolták, amely borítóként szolgált és az ügyintézés minden mozzanatát feljegyezték rá. 1887-ben már használták, a fejléce a következőket tartalmazta nyomtatva: „A közösügyi magyar országos bizottság ELNÖKSÉGE” feliratot, alatta „.... sz. ..... 188...”. (Például: 1. sz. 27/10 1887., amely az első iratot jelöli 1887-ben, amit október 27-én érkeztettek). Ez alá a tárgyat írták fel a bal oldalra, majd jobbra az intézkedést és/vagy a címzett nevét vagy titulusát, majd az
