Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 1. szám - Kőmüves Mónika: A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata
Kőmüves Mónika 16 Az ügyrendekben több szó esett a jegyzőkönyv vezetéséről (ami elnöki megbízással a jegyzők feladata) 24 és hitelesítéséről (ami az elnök és a szerkesztő jegyző kötelessége). 25 A jegyzőkönyvnek a következő részeket kellett tartalmaznia kötelezően: a szavazással eldöntött kérdést szó szerinti szerkezetben, a szavazás eredményét, a hozott határozatokat. 26 Ezeken kívül természetesen vezették az ülésen történt eseményeket, feladatintézkedés és elintézés párok felvételével (bal és jobbhasábos elrendezésben). Ha a jegyzőkönyv tartalma vagy szerkezete ellen kifogással élt valamelyik tag, és a jegyző nem tudott rá elfogadható magyarázatot adni, akkor azt a többség véleménye alapján még azon az ülésen újraszerkesztették 27 és hitelesítették. A jegyzőkönyveket haladéktalanul kinyomtatták annyi példányban, hogy a bizottság tagjainak és a magyar országgyűlés tagjainak is jusson belőle egy-egy példány. 28 A jegyzőkönyveket a jegyzők írták ívekre, az elnök pedig láttamozta. Hogy mi kerülhetett a naplóba és mi a jegyzőkönyvbe, főleg az első ülésszak iratanyagából tudhatjuk meg, amikor vita alakult ki egy interpellációval és annak válaszával kapcsolatban. A végeredmény szerint a jegyzőkönyvben mindkét nyilatkozatot megemlítették kivonatként, de amit írásban nyújtottak be, az az irományok közé, ami beszédként hangzott el, az teljes terjedelmében a naplóba került. 29 Eleinte készült elnöki jegyzőkönyv is, amely az elnök szempontjából fontos tényeket, feladatokat rögzítette a bal oldalon és az elnöki intézkedést a jobb oldalon. Az elnöki jegyzőkönyvet folytatólagosan íveken vezettek (folytatás az x hó x.-én/án ), amiket cérná- val összefűzve kötetekbe rendeztek. Ebben minden intézkedést pontokba szedtek, amit az ülésszak ülései nem szakítottak meg folyamatukban. A jegyzőkönyvi pontok sorszámozottak voltak, az ügypontok első szava kissé beljebb kezdődött (bekezdés használata), a lényeget aláhúzták, ha másik lapon a szöveg folytatódott, akkor az utolsó sor alatt ezt % jellel jelölték. Valószínűleg vonalzót használtak, mert az aláhúzások egyenesek, és ha átkerült a kiemelendő szöveg egy része a másik sorba, nem mindig húzták alá már azokat. Az utalványozott összegeket, illetve az iratok helyzetével kapcsolatos adatokat átlósan az adott intézkedés fölé írták. Eredetileg fraktúrba hajtották a lapokat, és nem használtak oldalszámozást. Az adott nap elnöki jegyzőkönyvét az elnök láttamozta és a jegyző aláírta. Az albizottsági jegyzőkönyvek, naplók nem maradtak fenn, csak néhány gyorsírói feljegyzés. A delegációs irományok tekintetében folyamatosan vezették a következő két nyilvántartást: az iktatókönyveket (37. csomó) és az irattár leltárát (38. csomó). Ezeket előre meghatározott szempontok, rovatok alapján töltötték ki, ebben gyűjtötték össze és rendszerezték a főbb iratadatokat. 24 ÜGYREND 1868. 58. § és ÜGYREND 1907. 53. § 25 ÜGYREND 1868. 12. § és ÜGYREND 1907. 8. § 26 ÜGYREND 1868. 10. § és ÜGYREND 1907. 6. § 27 ÜGYREND 1868. 11. § és ÜGYREND 1907. 7. § 28 ÜGYREND 1868. 59. § és ÜGYREND 1907. 54. § 29 MNL OL K 8 DELEGÁCIÓ 2. csomó, XIX. ülés naplója (1868. március 14.), 164 – 165.
