Levéltári Szemle, 66. (2016)

Levéltári Szemle, 66. (2016) 1. szám - Kőmüves Mónika: A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata

A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata 15 alapján fizetendő összegeket is feltüntették. A magyar delegáció elnökének és

jegyzőjének aláírásai és a két bizottság pecsétje után egy uralkodói hitelesítő

záradék következett, majd Ferenc József és a közös miniszterek aláírásával

szentesítették a meghozott határozatokat.  az uralkodó családjának szóló részvétnyilatkozatok és a névnapi köszöntések: noha csak említés szintjén, de szó volt a bizottság naplóiban, jegyzőkönyveiben róluk,

hogy a közös külügyminiszteren keresztül küldte el a bizottság a címzetteknek

az együttérzésükről, illetve jókívánságaikról tanúskodó iratokat. Ezeket nem

láttam, hiszen a címzettnél találhatók meg, fogalmazvány szintén nem volt az

iratanyagban.  alárendeltséget kifejező iratok: alsóbb szerv felettes szervhez vagy magánszemély hivatalos szervhez intézett iratai. Ilyenek:  kérelmek: A delegációnak címzett és magánszemély küldte kérvények nyugdíjüggyel, segélykéréssel kapcsolatosak voltak valamilyen igazságtalanság kivizsgálása miatt, vagy magasabb hivatali állás elérése érdekében pártfogás kérése,

stb.  jelentések: Az albizottság készített jelentést a bizottságnak, de nem találkoztam

ezekben az esetekben alárendeltséget kifejező átirattal. Az albizottsági jelentés

a közös minisztériumi előterjesztésre épült, annak nyomtatványát használták

fel az ülések során: belejavítottak (akár szöveg beragasztásával is), kihúztak té-

teleket, összegeket. Más, gyengébb minőségű, kék színű lapokon dolgoztak

tollal vagy ceruzával, a javításokat piros vagy kék színnel írták.  mellérendeltséget kifejező iratok: egyenrangú felek, azonos hatáskörű szervek közötti iratok.  átirat: két azonos jogállású hivatal közti levelezés, amely konkrét ügyre koncentrál, ilyen például a két delegáció egymás közti üzenetváltásai.  semleges viszonyt kifejező belső ügyviteli iratok: nincs sem küldőjük, sem címzettjük, céljuk

a szerv belső ügyvitelének megkönnyítése, feladat megoldásainak segítése. A delegáció iratanyaga három nagy részre különíthető el: naplókra, jegyzőkönyvekre és irományokra. A naplók felépítése a következő volt: az ülés száma, helye, ideje, résztvevők és cí-

meik felsorolása (a bizottsági tagokon kívüliek: közös miniszterek, magyar miniszterek

és megbízottaik), ülés kezdő/kezdési időpontja (óra, perc), majd a felszólalók megnevezése és felszólalásának szövege (ezek szerkesztettek) – közben történt események és

technikai információk zárójeles és dőlt betűs megemlítése (pl. a jegyző olvassa vagy

„Halljuk!” közbekiabálások, „Helyeslés.”, „Éljenzés.”, „Úgy van! Úgy van!” tetszésnyilvánítások), ülés záró időpontja (óra, perc). A naplók szövegéhez a gyorsírók nyújtották az anyagot, amit a naplószerkesztő összeszerkesztett, majd a naplóbíráló bizottság korrektúrázott és láttamozott, végül pedig a nyomdába került. Az egyes ülésszakok

naplóinak kötetekbe való rendezésekor már az elején tartalomjegyzék – az ülések felsorolása, dátummal, főbb események rövid leírása, oldalszámmal –, míg a végén név- és tárgyszómutató szerepelt.