Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 1. szám - A levéltárak és az üzleti szféra együttműködése, finanszírozási módszerek, bevételtermelő megoldások, digitalizálás és on-line szolgáltatások - BOROSS ISTVÁN – VAJK ÁDÁM: Adatbázisok, digitális közzététel és on-line szolgáltatások
A levéltárak és az üzleti szféra együttműködése… 69 Amsterdam Város Levéltára világviszonylatban is az első intézmények között volt, amely jelentős mennyiségben szolgáltatott online dokumentumokat, és Hollandiában elsőként vezette be a rendelésre (ondemand) szkennelés szolgáltatást – a pályatársak szerint „h atalmasat kaszálva”. A levéltár honlapja 2008 – 2009ben nemzetközi díjakat is elnyert, a mai felhasználó számára mégis kissé ósdinak tűnik már, mivel azóta nem sokat változott. Ez a megjelenítés szerkezetére is igaz, ennek ellenére – már ha hihetünk az ismertetőnek – még most is heti 15 000 képet töltenek fel rá. Sajnos ottjártunkkor a levéltár úttörő digitalizáló szerepéről semmit sem tudtunk meg, és angolul csak minimális mértékben elérhető ho nlapjuk is kimondottan szűkszavú a háttéradatokkal kapcsolatban (annál beszédesebb pl. a fizetési módok, rendelésleadá s témákban), sőt láthatólag a honlap ezen részei nem is fri ssültek évek óta. Szolgáltatásuk, talán a fenntartói megszorítások miatt, a már kitaposott mederben folyik tovább, így nem is tükrözi az utóbbi évek fejlődését. Az amsterdami levéltár a szerencsése bb időzítés miatt komoly előnnyel indult online szolgáltatása kiépítésében, hiszen kevéssé kötötték meg a kezét pénzügyi nehézségek. Mi ndezek mellett már a válság előtti, költségvetési szempontból szerencsésebb időkben is részben finanszírozási szempontok határozták meg a digitalizálás részfolyamatainak időz í- tését, intenzitását. Egyrészt készült a levéltárak segédleteinek digitalizálása, valamint szü kség esetén további metaadatok hoz tak létre . Minden levéltárnál az online szolgáltatás lelke láthatólag egy e gységes adatbázis, amely mindhárom országban az őrzött anyag 75 – 90%át lefedi. A segédletadatbázisok révén így az adott levéltár gyakorlatilag teljes állománya k ereshető, és használatával mind a személyes, mind az interneten folytatott kutatást elkez dheti a felhasználó. Ezek kialakítása mindenhol előnyt élvezett – hogy mennyire bevált ez az elgondolás, erről még alább lesz szó – , és jellemzően már évekkel ezelőtt internetre került. Ezzel többékevésbé párhuzamosan megkezdődött a képi digitalizálás, amelyet a tervek szerint legalább középtávon végig folytatnak. 38 Arnhemben a Geldersarchiefban például nemrégiben migrálták tárolókapacitásszolgáltatójuk, a Datapulse közreműködésével a cég által tervezett teljesen új platformra , a MAISra adatbá zisukat, miközben „csak” 100 000 dokumentum képe van feltöltve rendszerükre. A z online szolgáltatás során megfigyelhető, hogy a segédletadatbázis beindítása után, de már a digitalizált képek tömeges feltöltése előtt szinte azonnal átalakul a kutatóforg alom. A Geldersarch iefban 2000 körül még évente 27 000 kutatási esetük volt, mára (2013) azonban csak 56000, míg az interneten 450 000 kutatási esetet regisztrálnak, miközben a feltöltött dokumentumok száma csak nemrég érte el a 100 000t. 39 A 4100 személyesen e llátogató kut ató ugyanakkor a korábbinál lényegesen több, mintegy 90 000 dokumentumot kér ki (a 2011ben ez még alig több, mint 50 000 volt)! Rotterdam Város Levéltárának ugyancsak legfőbb törekvése volt az utóbbi években, hogy a kapcsolattartást és a kutat ó- forgalmat e gyaránt az internetre tereljék . Ennek eredményeként 2013ban 56000 kutatási esettel (ez 2012ben még 12 000 volt!) szemben 900 000 online kutatási eset jutott. A s egédletek teljes körű internetes szolgáltatása tehát önmagában – digitalizált levéltári dok umentumok nagyobb mennyiségű feltöltése nélkül is – a személyes kutatások esetszámának drasztikus csökkenését vonja maga után, mivel a kutatók egy része már a honlapon keres z- 38 Valójában nyilván egy véget nem érő munkafolyamatra számítanak a kollégák, azonban 1015 évnél hosszabb időtávon egyik intézmény sem tervez. 39 Érdekes, hogy Arnhe mben a kollégák mintegy 45 millió dokumentumot digitalizáltak, azonban ebből eddig csak 100 000t töltöttek fel rendszerükre.
