Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás

57 LEVÉLTÁRTÖRTÉNET KOCSIS PIROSKA HATVANÉVES A CSOPORTSZÁMOS IKTATÁS Hatvan évvel ezelőtt, 1952. január 1-jén vezették be a csoportszámos iktatási rendszert Magyarország hivatalaiban és közintézményeiben. Bevezetésének egyik célját az egységes iratkezelési

rendszer kialakításában, a régi hivatalok bürokratikus útvesztőinek megszüntetésében és az áttekinthetőségben jelölték meg. A másik kiemelt cél a gazdaságosság és a takarékosság szempontja volt. Az évforduló kapcsán cikkünkben választ keresünk arra, hogy milyen okok vezettek a csoportszámos iktatási rendszer bevezetéséhez, miért nem váltotta be a hozzá fűzött reményeket, miért nem vált népszerűvé az államigazgatásban, és mi vezetett az alapjában véve

logikusan felépített rendszer „bukásához”. Bevezető Az évszázadokon keresztül végrehajtott ügyiratkezelési reformok szinte mindig együtt jártak a

politikai rendszer változásaival, ami sok esetben az iratkezelés teljes átalakítását hozta magával.

A végrehajtott reformok célja mindig egy korszerűbb, gyorsabb és hatékonyabb közigazgatás

létrehozása volt, hiszen a korábbi iktatási, irattározási módok már nem feleltek meg a mind

magasabb szintű követelményeknek. Az iratok megőrzésének, visszakereshetőségének legfontosabb feladata a megfelelő nyilvántartás volt. Ezt a cél szolgálta az iktatás

1 bevezetése, mely az irat sorsát dokumentálta első írá-

sos rögzítésétől kezdve annak irattározásáig. A kiadott és érvényben lévő hivatalos ügykezelési

utasítások többnyire egységesen szabályozták a magyarországi közigazgatási kormányszervek és

a területi hatóságok ügyviteli tevékenységét, az iratok nyilvántartásának, segédletekkel való ellá-

tásának, selejtezhetőségének, megőrzésének és levéltárba adásának rendszerét. Ezek az utasítá-

sok nagymértékben elősegítették a közigazgatás teljes vertikumát átfogó ügyvitel és iratkezelés

módszereinek meghonosodását. Az irattári rendszerek javítására, uniformizálására már a feudális-abszolutisztikus korban történtek lépések. Hazánkban csak az 1760-as évek végétől kezdve változtattak a hagyományos

irattári módszereken. Ekkor vezették be a kormányszékeknél az új ügykezelésnek, nova manipulationak

2 nevezett gyakorlatot, ami azután e hatóságok iratkezelését a feudalizmus kései

szakaszában, egészen 1848-ig történt megszűnésükig meghatározta. A polgári korszak kezde- 1 A Habsburg Birodalomban a 18. század közepétől a központi kormányszerveknél végrehajtott reform a magyar

kormányszerveket is elérte. A reform legfontosabb újítása az iktatás bevezetése volt, melynek célja az ügyvitel ellenőrzésének lehetővé tétele és ezzel az ügyintézés és ügykezelés meggyorsítása. Három formája alakult ki: az egyszerű

számrendszer, az ügyágazatok szerinti rendszer, valamint a tárgyi kútfő rendszer. Az iktatást a Helytartótanácsnál 1769ben, a Magyar Kancelláriánál 1770-ben, a Magyar Kamaránál 1773-ban, az Erdélyi Kancelláriánál 1775-ben vezették be. 2 Az 1760-as években bevezetett nova manipulatio (új ügykezelés) áttérést jelentett a formai szempontok szerinti rendszerezésről a tárgyi, tartalmi szempontok szerinti rendszerezésre. Minden irat iktatószámot kapott, és egyetlen nagy sorozatot alkotott a többi irattal. Mindenhez személy-, helynév- és tárgymutatót készítettek.