Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás

Kocsis Piroska 58 tén, az 1850-es években vezették be az osztrák eredetű alapszámrendszert,

3 majd az 1903. január 1-vel életbe léptetett vármegyei ügyviteli szabályzat kétféle irattározási rendszer közötti vá-

lasztás szabadságát engedte meg: az egyik az alapszámos rendszer,

4 a másik az osztály- vagy kútfőrendszer

5 volt. A két világháború között a Horthy-rendszer államapparátusa a dualizmuskori iratkezelési módszereket alkalmazta (alapszámos és sorszámos iktatás

6

). A tömegessé váló irattermelés ekkor már világszerte új módszerek keresésének igényét vetette fel. Több kísérlet történt arra vonatkozólag, hogy tematikus iratkezelést honosítsanak

meg, ezek a kísérletek azonban többnyire kudarccal végződtek. Hazánkban mindössze a Belügyminisztériumban

7 és a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumban

8 kísérelték meg az iratkezelés megreformálását. Az iratkezelés korszerűbbé tételére, az egyes szervekhez érkező, illetőleg az azok működése

során keletkező iratok nyilvántartásának célszerűbbé tételére a második világháború befejezése

után is történtek átfogó, központi intézkedések. Az egyszerűbb és olcsóbb közigazgatás érdekében a központilag szabályozott ügyvitel révén kísérelték meg az írásbeliség túlzásait és a formális alakszerűség ellentmondásait kiküszöbölni, a központi eljárást egységesíteni, valamint a

korszak technikai vívmányait (távbeszélő, írógép) az ügyvitelben felhasználni. A kiterjedt ügyviteli szabályozás törvényi alapját megteremtve a cél mindig az ügyintézés meggyorsítása, az iratok biztonságos megőrzése volt. A második világháború után, mintegy négy esztendőn keresztül a régi iratkezelési elvek maradtak érvényben, s nem változott az iktatás módja sem, ami elsősorban a sorszámos iktatás

használatát jelentette. Az alkalmazott rendszer hátránya volt, hogy az irattárban a sorszám alapján történő lerakás eredményeként egymás mellé eltérő tárgyú iratok kerültek, ami megnehezí-

tette az iratok selejtezését, levéltári átadását és az azonos témájú iratok együttes visszakereshetőségét. A szocialista korszak idején az élet minden területén megnyilvánuló központosítási szándék,

az átszervezett államhatalmi szervek és intézményeik, az államigazgatás egész szerkezetének

megváltozása új iratkezelési, irattározási elvek kidolgozását és bevezetését követelte. Az államapparátus irányítói közül egyesek felismerték, hogy az ügyvitel érdekeit nem szolgálják a körül- 3 Az 1850-ben kiadott „hivatalos ügykezelési utasítás” irattári tervet alkalmazott, amelybe mindenfajta iratot besorolhattak, és a tárgyi alosztályokon belül kialakította az egyedi ügyek iratait. Az ügyirat kialakítása az ügy intézése során történt iratváltások kapcsolása útján ment végbe. Minden olyan ügyben, amelyben egynél több iratváltásra került

sor, az irattárnak az újonnan érkezett beadványhoz hozzá kellett kapcsolnia a korábbiakat. Ez az irattári rendszer az

iktatókönyvi mutatón kívül egy további irattári segédlet, az ún. irattári sorkönyv készítését tette szükségessé. A rendszer

évenként rögzített és mozgó alapszámrendszert alkalmazott. 4 Ismeretes, alapszámos rendszernél az ugyanarra az ügyre vonatkozó minden ügyiratot egész éven át ahhoz a számhoz

kell kapcsolni, és az alatt a szám (alapszám) alatt kell az irattárban elhelyezni, amely az iktatókönyvben, mint az illető

ügyben az év folyamán érkezett legelső beadvány iktatószáma szerepel. Ha egy év iratai több évre átnyúlnak, annak

évről évre új alapszámot kell adni. 5 Az osztály- vagy kútfőrendszer esetében az iratokat az irattárban az alapszámos rendszeren túlmenően – vagyis az egyes ügyek iratainak összekapcsolásán felül – megfelelő szakosztályokban (kútfőkben) tartalmuk szerint is csoportosítják. A szabályzat kétféle irattári segédlet vezetését írta elő kötelező érvénnyel: az irattári sorkönyvét és az ún. irattári irományjegyzékét. 6 A sorszámos iktatási rendszerben minden kezdő irat új sorszámot kap, a válaszlevelet a beérkező irattal azonos

számon iktatják és az irattározás is eszerint történik. Az iktatás során az iktatott ügydarabra feljegyzik az iktatószámot

és az érkezés napját. A később érkező – azonos ügyre vonatkozó – iratok új számot kapnak, a korábban keletkezett iratokat (előiratok) ehhez csatolják. Az iratokat elintézés után az utolsó iktatási számon irattározzák. 7 A Belügyminisztériumban 1928-ban a decimális rendszerű osztályiktatást vezették be. 8 A Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumban Jánossy Dénesnek, az Országos Levéltár későbbi főigazgatójának 1929ben amerikai példa nyomán kidolgozott új iratnyilvántartási és irattározási rendszerét vezették be. Ennek folytán

megszüntették a naplószerű, sorszámos iktatást, és tárgyak szerinti, iktatólapos iktatást alkalmaztak. A Jánossy-féle irattári terv tárgyi fő- és alosztályai jelzőszámokat kaptak, és e számok szerint történt az egyes iktatólapok elkészítése és az

irattár kialakítása. A nyilvántartási rendszer és az iktatási rendszer tehát fedte egymást. Ez a rendszer azonban az iratkezelőkre olyan feladatokat rótt, amelyekkel nem tudtak megbirkózni. A VKM már 1932-ben visszatért a naplószerű,

sorszámos iktatásra és a kútfők szerinti irattározásra. Bővebben lásd JÁNOSSY, 1929.