Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 4. szám - KILÁTÓ - KÖCZE LÁSZLÓ: Gazdasági gyűjtemények és levéltári értékelés az Egyesült Államokban

Gazdasági gyűjtemények és levéltári értékelés az Egyesült Államokban 37 azonosítás lehetősége volt. Elismerve azt, hogy nincs objektív vagy univerzális formula a

hangsúlyok kialakításánál, a szerzőpáros három olyan ágazatot jelölt meg, amelyek az MHS

gyűjtőkörében elsődlegesek, így a mezőgazdaság és élelmiszeripar, az egészségügyi szolgáltatások, valamint az orvosi technológia-gyógyászat területe. Második helyre került például a

közlekedés, harmadik helyre a szórakoztatóipar, a turizmus vagy a jelentőségében már jó-

val hátrébb szorult faipar, végül a negyedik csoporthoz sorolták a bányászatot, az ingatlanfejlesztést stb. A gyűjtőkörön belüli elsődlegesség, másodlagosság kialakítása egyben meghatározza

az öt lehetséges dokumentációs szintet is, amely a nem begyűjtendőtől az egyre kiterjedtebb, az alacsonyabb szinteken meghatározott irattípusokat involváló, több és több iratsorozatot magába foglaló szintig terjed, s az alábbiak szerint tagolódik:  nem begyűjtendő cégek (ez nem vonatkozik az MHS más részlegeinek, például a múzeumi egység akvizíciós politikájára!),  D szint: itt a vállalati működés minimális mértékű dokumentálása a cél; az irattípusok

vonatkozásában ez alapvetően az éves jelentéseket, néhány termékinformációt (katalógusok), a vállalat történetéhez kapcsolódó nyomtatott és egyéb audiovizuális anyagokat, illetve kisebb fotósorozatokat jelent.  C szint: valamivel tágabb, mint az előző, itt már a cég belső működésének iratai (belső

kommunikáció iratai, jogi ügyek, kutatás-fejlesztés, marketing és termelés, alkalmazottak képzése) is megjelennek a begyűjtendő irattípusok között, bár elsődlegesen továbbra is a cég „külső megjelenése” a hangsúlyos. A pénzügyi iratok ezen a szinten

nem tartoznak a begyűjtendő iratok körébe, míg a tervezés, döntéshozatal vagy az alkalmazotti kultúra bizonyítékait csak részlegesen, a következő „B” szintnél valamelyest „felületesebben” gyűjtik be. A vezetőségi ülések jegyzőkönyvei, a személyzeti

utasítások, vállalati hírlevelek-újságok, a vállalatalapítóval kapcsolatos iratok (újságkivágások, feljegyzések) a vállalat épületeiről és az alapítóról készített fényképek is az

átvételre érdemes iratsorozatok közé tartoznak. Cél a vállalat történetének, szolgáltatásainak és produktumainak dokumentálása.  B szint: itt már a cégek külső arculata és belső működése egyaránt hangsúlyossá válik,

ugyanakkor az utóbbinál ez a menedzsment felső szintjét, az igazgató, valamint az

igazgatóság levelezését jelenti, az alacsonyabb szintek kívül rekednek a levéltárba

adandó iratok körén (a tulajdonos család/személy iratai a társadalomtörténeti vonatkozások okán tartoznak a maradandó tételek közé). A „C” szinten túl már az alapító

okirat(ok), alapszabályok, utasítások, szabadalmak, éves gyártási, kutatás-fejlesztési és

műszaki tanulmányok, termelési és értékesítési kutatási jelentések és anyagok, reklámanyagok, részvényesek számára készített beszámolók és fényképek (benne: termelő

berendezések, termékek, munkások, tisztviselők, bemutatók) is a begyűjtendő iratok

közé sorolandók.  A szint: az előző szinthez képest a fő különbség nem annyira az irattípusok terén (bár

itt már a levelezés és a feljegyzések, jegyzőkönyvek tágabb köre is kijelölendő átvételre), hanem a szervezeti egységek dimenziójában mutatkozik, ugyanis ennél a dokumentációs szintnél (ne felejtsük el, ezek a kurátorok által összeállított prioritási listán

főként a nagyvállalatokat jelentik!) már a divizók, illetve a részlegek-osztályok szintjén

keletkezett iratok is (negyedéves, éves jelentések) a begyűjtendő sorozatok közé tartoznak, ahogy a tulajdonos-családon túl a vállalatvezetés terén meghatározó szerepet