Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 4. szám - KILÁTÓ - KÖCZE LÁSZLÓ: Gazdasági gyűjtemények és levéltári értékelés az Egyesült Államokban

Köcze László 38 játszó személyek iratai is. Ennél a szintnél a szerződések, a jogi ügyek, azok a pénzügyi iratok, amelyek részletesebb adatokat tartalmaznak az éves jelentéseknél (de a

főkönyvi naplók, kivonatok nem!), a műszaki feljegyzések és hirdetmények, a termé-

keket (és a csomagolást) érintő tervek és minták, a vezérigazgató, illetve az igazgató-

ság szintje alatt keletkezett levelezés, jegyzőkönyvek egyaránt a begyűjthető/begyűjtendő iratsorozatok közé tartoznak.

22 Természetesen a fentiekben vázoltak nem jelentenek egy szigorú, megkérdőjelezhetetlen

szabályrendszert, ugyanis a módszer arra a felismerésre épül, hogy a maradandó vagy történeti érték meghatározására nincsenek univerzális ismérvek, így az egyes dokumentációs

szintek, illetve az alkalmazott kritériumok is csak szubjektívek lehetnek.

23 Mindezt – a gyakorlat szintjén – ráadásul jelentősen módosíthatják a kijelölt cégek mérete, az iratkezelés

rendszere, illetve az együttműködés mikéntje és az adott gyűjtemény lehetőségei is: a szerzők aktív, kezdeményező gyűjtőterületi munkával csak az „A” szinthez sorolt vállalatoknál

számolnak! Ugyanakkor az öt szintből álló értékelési rendszeren belül lehetőséget biztosí-

tanak a kivételek számára is a vállalat története, az iratsorozatok és egyéb tényezők alapján.

Például egy helyi TV társaság teljes audiovizuális archívuma bekerülhet az MHS Hangtárá-

ba, s annak függvényében, hogy a vállalati iratok milyen mértékben járulnak, illetve járulhatnak hozzá a filmarchívum kutatásához a Kézirattár is átveheti a vállalati iratokat, annak

ellenére, hogy a cég a prioritási listán eredetileg csak a „C” szinten szerepelt. Ugyanígy egy

olyan vállalat esetében, ahol a személyzeti politikában kiemelt szerepet játszik a kisebbsé-

gek felvétele és foglalkoztatása, a személyzeti iratok egy része is a begyűjtendő iratok közé

kerülhet, bár a gazdasági társaságot csak a „C” dokumentációs szinthez sorolták.

24 A dokumentációs szintek kialakításának hátterében az MHS kurátorai részéről az a

koncepció húzódik meg, amely nem egyszerűen csak az iratokra koncentrál, hanem azok felhasználóit és az intézmény céljait is vizsgálja: „lokális” intézmény révén a kutatók jelentős része ugyanis nem az akadémiai világból érkezett professzionális felhasználó, hanem

egy jóval tágabb („amatőr”), a vállalati iratok csak egy bizonyos csoportja iránt érdeklődő

kliensekből áll össze. Mindemellett a jelenkori iratok információértéke is kérdéses, az erő-

sen formális jegyzőkönyvek, levelezések, nem is beszélve olyan irattípusokról, mint a

pénzügyi iratok használhatósága igen-igen korlátozott. A dokumentációs szintek meghatá-

rozásánál ráadásul – különösen a helyi, regionális gyűjtemények esetében – figyelembe kell venni a gazdasági iratok helyét, súlyát az intézmény egészén belül, illetve a rendelkezésre

álló erőforrásokat. Mindezek mellett azonban az eltérő dokumentációs szintek kialakítását 22 GREENE and DANIELS-HOWELL, 1997. 188–190. A feltételes módra a szerzőpáros példaként hozta fel a

Rochester Silo (az ország egyik legnagyobb silóépítője) esetét, ahol a farmerekkel kötött szerződések is a

begyűjtendők, illetve mintavételre érdemes iratsorozatok közé kerülhetnek, amennyiben azok részletes információkat tartalmaznak a farmerek igényeiről és a szerződésekből pontosan megrajzolható a cég piacépítő stratégiája. Az „A” szinthez sorolt vállalatoknál azonban az egyedi fogyasztókkal való kapcsolattartás nem tartozik a begyűjtendő iratok közé, pl. a Northwestern Airlines esetében ezek – a terjedelmi problémákon túl – nagyobbrészt formális válaszokat takarnak; a kérdésre vonatkozó összefoglaló adatok

ráadásul elérhetők. Ez alól csak az ügyfélszolgálat vezetőjéig jutó fogyasztói ügyek jelentenek kivételt. Az oral history szerepét (mint az írott források hiányának jó kiegészítőjét, valamint a vállalat életében

bekövetkezett jelentősebb fordulópontok megértésének eszközét) csak az „A” dokumentációs szinthez

rendelték hozzá. 23

GREENE and DANIELS-HOWELL, 1997. 186. 24 GREENE and DANIELS-HOWELL, 1997. 187.