Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. szám - FEHÉR CSABA: Két felmérés – két eredmény: a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai

Két felmérés két eredmény… 9 mészetesen nem követett helyszíni ellenőrzés, validálás. Ez a harmadik megragadható

különbség a két felmérés között, amely alapvető jelentőségű, hiszen ez a fajta megoldás lényeges problémákat vet fel, mivel két alapelv, nevezetesen a teljes körűség (hiszen csupán mintegy 40% töltötte ki a kérdőíveket), valamint az ellenőrzés követelmé-

nye nem teljesült, illetve sérült (nem volt helyszíni ellenőrzés). Az értékelés során elkészült a felmérés adatainak összefoglaló elemzése, s résztanulmányok, jelentések is születtek. A MOL esetében az online felmérés adatait – a fenti körülmények miatt – külön résztanulmányban dolgozták fel. A kiküldött kérdőívek megfogalmazása során a MOL támaszkodott a BFL kérdőpontjaira, ezért megállapítható, hogy azok mindkét felmérésben lényegében azonosak. Az online felmérés során

a MOL viszont csak néhány fontosabb elemre kérdezett rá, így az egy rövidített kérdéslista. Az alábbi táblázatban a feltett kérdések főbb témakörök szerinti megoszlását láthatjuk: Kérdéskör BFL MOL MOLonline 1. Az elektronikus iktatás helyzete x x x 2. Az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek alkalmazása x x x 3. E-mailek archiválása x x - 4. Elektronikus aláírás alkalmazása x x - 5. Az elektronikus adatbázisok helyzete x x x 6. A hang- és képrögzítés x x x 7. A konvertálás, migrálás kérdésköre x x - 8. Az intézményi honlapok x x - 9. Az e-irattári szolgáltatások x x - 10. Selejtezés - x - 11. Egyéb elektronikus adattartalmak - x x 12. Elektronikusan tárolt adatállományok összesen - - x Az első kilenc témakör teljesen azonos mindkét felmérésben. A MOL listája há-

rom kérdéssel több, de a kapott adatoknál (10. és 11.) ennek nincs jelentősége. A selejtezés kérdésére nemleges válaszok születtek, az egyéb elektronikus adattartalmakra pedig a megelőző témakörökbe sorolható válaszokat adtak az iratképzők. Az utolsó kérdést csak a könnyített online kérdőívben tették fel, mert az egyes kérdéseknél, differenciáltan nem kértek mennyiségi adatot. Az online kérdőívben csak a jellemző elektronikus iratfajtákról tettek fel kérdést