Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. szám - FEHÉR CSABA: Két felmérés – két eredmény: a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai
Fehér Csaba 8 A projekt aláírását, a finanszírozási háttér biztosítását követően kerülhetett sor arra, hogy az informatikai, szabályozási, iratkezelési területen nagy tapasztalattal rendelkező piaci szereplőket kérjenek fel a feladat végrehajtására. Az elektronikus adatok felmérése – legalábbis hazánkban – úttörő vállalkozásnak minősült, és rendkívüli szakmai felkészültséget igényelt. A BFL ezért már 2009-ben szerződést kötött a Flexus Consulting Tanácsadó Kft-vel, amelynek segítségével 2010 folyamán lebonyolította a vizsgálatot. A Magyar Országos Levéltár (MOL) 2011-ben követte a BFL-t, és az Információs Társadalomért Alapítvánnyal (ITA) közreműködésével végezte el a vizsgálatot. A célok és a pontos feladat megjelölés mindkét esetben azonos volt. Meg kellett határozni az elektronikus iratok terjedelmét (GB, TB), jellegét (képi, metaadat stb.), az alkalmazott informatikai megoldásokat, gyakorlatokat, objektumtípusokat (doc, xls, stb.), és a maradandó értékű irat mennyiségét. Mindkét esetben – mintegy hozadékként –, eleget téve a jogszabályi előírásnak, a szervnyilvántartás feltöltése is megvalósult. Három momentum kivételével lényegében mindkét esetben azonos elvi alapok mentén haladtak a vállalkozók. Megnyugtató, hogy a két évvel korábbi BFL-es vizsgá- lat után eltelt időben újabb módszertani megoldások nem merültek fel, vagyis a korábbi felmérés technikai szempontból megalapozottnak tekinthető. Az előkészítési fázisban munkacsoportot alakítottak ki a megrendelő intézmény levéltárosainak és informatikusainak, valamint a vállalkozó szakembereinek részvételé- vel. A munkacsoport felülvizsgálta a korábban alkotott, használt kérdőívek pontjait, véglegesítette azok szövegezését, majd meghatározta az adott levéltár illetékességébe tartozó szervek teljes körű jegyzékét. Ezen a ponton már megfigyelhető volt egy bizonyos fajta eltérés a két intézmény módszere között, amely nyilvánvalóan levéltárszakmai nézetkülönbségen alapult, s amelyet azonban az állami és az önkormányzati gyűjtőterület eltérő jellege is magyaráz. A BFL jegyzékére ugyanis gazdasági szervek, mint magánirat képzők nem kerültek fel, melynek köszönhetően jelentősen csökkent a vizsgálandó szervek száma. A MOL listáján ugyanakkor szerepelt néhány kiválasztott, állami feladatot ellátó vállalat (pl. a MALÉV). A felmérés kezdetén természetesen kidolgozták a módszertani alapokat, s meghatározták a végrehajtás folyamatát, egyeztették a határidőket, továbbá egy pilotprojekt keretében tesztelték a kérdőíveket a korábban együttműködő szervekkel, tekintettel a szövegértés jelentőségére, az értelmezhetőségre, az adatszolgáltatás színvonalára. A BFL-ben a munkacsoport tagjai még külön workshopot is rendeztek, két iratképző részvételével, ahol az objektív bírálatokat közvetlenül is meghallgathatták. A MOL-ban viszont elmaradt ez a pilotot követő workshop (ez a két felmérési metodika közötti másik lokalizált különbség). A végrehajtás azonban megegyezett a két felmérésben: a levéltárak tájékoztató/magyarázó levelének kíséretében – postai és elektronikus úton is – kiküldték a meghatározott iratképzőknek a kérdőívet. A visszaküldött kérdőívek adatait táblázatokban rögzítették. A helyszíni, személyes interjúk során ellenőrizték, pontosították és adatfelvételi jegyzőkönyvekben dokumentálták az adatokat. Az újabb adatokkal azután – szervcsoportonként és kérdőpontonként – kiegészítették a táblázatokat. Az előkészí- tési szakaszban jelzett szervjegyzékbeli különbségből adódóan a MOL-nak értelemszerűen sokkal több feladata volt. Így az összes gazdasági, illetve egyéb iratképzőt nem tudta felkeresni (kisebbségi önkormányzatok, kamarák stb.), ezért ezen szervek számá- ra web-es felület létrehozásával, online módszerrel végezte el a felmérést, amelyet ter-
