Levéltári Szemle, 62. (2012)

Levéltári Szemle, 62. (2012) 1. szám - SZAKFELÜGYELET - LAKOS JÁNOS: Jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2011. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

Lakos János A különböző naplók vezetésénél szintén vegyes a kép. 11 intézményben (BAZ, KomáromEsztergom, Pest és Zala megyei levéltárak, Vác Város Levéltára, ABTL, Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, három egyetemi levéltár és a Közjegyzői Levéltár I.) az e-Archivumban vezetnek minden előírt naplót. Csak a gyarapodási naplót vezetik elektronikusan három megyei, egy városi és két egyetemi levéltárban. Az intézmények többsége a vizsgálatok idején még papíralapú nyilvántartásokat használt. Kötelező előírás a raktári jegyzékek e-Archivumba töltése is. A szakfelügyelők e téren tapasztalták a legnagyobb elmaradást, ami eleve következik abból, hogy a levéltári iratállomány raktári jegyzékkel ellátottsága a legtöbb intézményben még messze van a 100%-os szinttől. Összefoglalóan, úgy vélem, meg lehet állapítani, hogy az e-Archivum elektronikus nyilvántartás használatban lévő különböző verzióit — a szakfelügyelők jelentései szerint — egyes levéltárak a felmerült problémák ellenére is tudják alkalmazni, és a rendeletben előírt nyilvántartási teendőket ebben a formában végzik. Ugyanakkor más levéltárak küszködnek a nem tökéletes programmal, vagy pedig egyszerűen félreteszik azt. Ennek következtében még 2011 -re sem valósult meg az a rendeletbe foglalt előírás, hogy mindegyik közlevéltár egységes program alapján, számítógépen vezeti kötelező nyilvántartásait. Felmerül a kérdés: ilyen körülmények között érdemes-e ragaszkodni ehhez a programhoz, amely eleve nem csak a rendeletben előírt nyilvántartásokra készült? E kérdés szakszerű eldöntése azután lehetséges, ha az arra illetékesek szakértők bevonásával megvizsgálják a program megalkotásának és eddigi használatának minden körülményét. Emellett a jelenlegi nyilvántartás-fajták felülvizsgálásával el kell dönteni azt is, hogy a levéltári anyag megfelelő nyilvántartása milyen konkrét nyilvántartásokat igényel. 2. A raktárminősítés előkészítése Az első raktárminősítés 2006-2007-ben zajlott le. Mivel az előírás szerint öt évenként kell a közlevéltárak raktárait minősíteni, az eljárás 2012-ben esedékes. A szakfelügyelők a következőket vizsgálták meg: — az első minősítés óta milyen változások történtek a raktári helyzetben, — rendelkezésre állnak-e a megfelelő mérőműszerek legalább a hőmérséklet és a relatív páratartalom mérésére, — megfelelő-e a mérések és az adatrögzítések gyakorisága, az adatok naplózása. Ezek alapján kellett választ adniuk arra a kérdésre, hogy 2012-ben elvégezhető-e a minősítés, és ha igen, milyen színvonalon: szabályosan, az előírásoknak megfelelően, vagy elfogadható módon, vagy csak fenntartásokkal. 2007 óta egy új közlevéltár létesült (Közjegyzői Levéltár I. Budapesten). A megyei intézmények közül négyben történt jelentős raktárváltozásBács-Kiskunban megszűnt a jakabszállási alkalmadan raktár, Baján pedig új fióklevéltár létesült; Békés megyében megszűnt az alkalmadan gyulavári és a békéscsabai raktár, a békési telephely pedig a város más pontjára költözött; BAZ megyében megszűnt az alkalmadan Miskolc Baross utcai és a mezőcsáti részleg, Alsózsolcán viszont egy 15 000 fm-t befogadó fióklevéltár épült; a Hajdú-Bihar Megyei Levéltár központja Debrecenben új helyre költözött. Több megyei levéltárban alakítottak ki új raktárhelyiségeket, felújításokat és állományvédelmi berendezések (árnyékoló eszközök, párásítók/ szárítók stb.) beszerzését valósították meg. A BFL-ben takarékosság céljából a korábbi 18ról 20—22 C°-ra állították át a klímaberendezést, ami kedveződen változás. A városi levéltárak közül Győrben új raktárakat rendeztek be, tűzriasztó berendezést és sötétítőfüggönyöket szereltek fel. Székesfehérváron egy raktárt felújítottak. Az állami szaklevéltárak közül az ABTL-ben megszűnt néhány raktár, ezek helyett új raktárakat alakítottak ki. Enyhítette a Hadtörténelmi Levéltár férőhelygondjait a budapesti Petőfi laktanyában kapott, filmek tárolására szolgáló raktár. A 42