Levéltári Szemle, 62. (2012)

Levéltári Szemle, 62. (2012) 1. szám - SZAKFELÜGYELET - LAKOS JÁNOS: Jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2011. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

jelentés a levéltári szakfelügyelet 20 11 évi működéséről... I. Közlevéltárak 1. Az c-Archívum elektronikus nyilvántartás feltöltöttsége és vezetése A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 34. §-ának (3) bekezdése és 60. §-ának (4) bekezdése értelmében a közlevéltárak 2006. január l-jétől számítógépen, egységes program alkalmazásával vezetik levéltári anyaguk kötelező nyilvántartásait (törzskönyvi nyilvántartás; gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési és átmeneti naplók; raktári jegyzék). Hangsúlyozni kell: a rendelet nem írt elő semmi mást, így azt sem, hog)

7 az egyes nyilvántartásoknak kapcsolódniuk kell egymáshoz, hogy statisztikai adatszolgáltatásra is alkalmas legyen a program, hogy különböző segédleteket, leírásokat is befogadjon. A program kidolgozása során ilyen külön igények is felmerültek, amelyeket a programozó be is épített. A komoly késéssel megszületett egységes program tehát lényegesen többet „tud" a rendeletben előírtnál, ugyanakkor használata során számos probléma merült és merül fel, hiába jelentek meg az újabb verziók. A leggyakrabban előforduló problémák, felvetések: nem sikerült feltelepíteni a számítógépre a programot; a korábbi adatbázist nem tudták konvertálni; a program sok esetben hibaüzeneteket küld akkor is, ha mindent helyesen csináltak; a módosításokat nem mindig lehet elmenteni; egyes esetekben kevés a rendelkezésre álló karakter-szám (pl. a fond megnevezésénél); a felmerülő problémákat csak informatikus szakember oldhatja meg (a levéltárak többsége ilyen munkatárssal nem rendelkezik); a raktári jegyzékek csatolása a fondtörzskönyvhöz közvetlenül nem mindig oldható meg; a program használatához nincs megfelelő kézikönyv. A felsorolt problémák okai többfélék. Elsőként említhető a nem megfelelő, elavult számítógépek léte és az informatikai szakismeretek hiánya. Több közlevéltárban emiatt nem használják/csak korlátozottan használják a nyilvántartó programot. (A program új verzióját több levéltár nem tudta telepíteni.) A programhoz nem készült megfelelően mély felhasználói kézikönyv. Végül, de nem utolsósorban a program hibái is hozzájárultak a problémák keletkezéséhez. Meg kell jegyezni, hogy a szakfelügyelők a vizsgált 45-ből 15 közlevéltár esetében jeleztek problémát. (Természetesen ez nem jelenti azt, hogy a többi intézményben nem jelentkeztek problémák.) Néhány levéltárban a vizsgálat idején még mindig nem vették használatba a nyilvántartási programot (Bács-Kiskun Megyei, Hadtörténelmi, Nyugat-magyarországi egyetemi, Szegedi tudományegyetemi, Pannon egyetemi [Georgikon Kar] levéltárak és az MTA Levéltára). Budapest Főváros Levéltára (BFL) sajátos megoldást választott: a Registrum nevű nyilvántartási programjukat használják, amelyből 2010 őszéig át tudták tölteni az adatokat az e-Archivumba. (Ez a megoldás később már nem működött.) A szakfelügyelők megvizsgálták, hogy a programot használó közlevéltárakban milyen mértékű a törzskönyvi nyilvántartás feltöltöttsége, vagyis a fondok és állagok adatainak rögzítése, továbbá, hog}

7 folyamatos-e a változások vezetése. Megállapításaik szerint három megyei (BAZ, JászNagykun-Szolnok [JNkSz], Zala), egy városi (Vác) levéltárban, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában (ÁBTL) és négy egyetemi levéltárban teljes a törzskönyv adatainak feltöltése és folyamatos a változások vezetése. Hasonló az eredmény 17 intézményben (nyolc megyei és két városi levéltárban, valamint hét állami szaklevéltárban), de az alapadatok közül a raktári egységek száma/a raktári hely még nincs bevezetve a törzskönyvbe. A többi közlevéltárban a feltöltöttség különböző szinten állt a vizsgálat idején. Volt olyan levéltár, ahol már 90%-ot ért el a feltöltöttség, volt olyan is, ahol éppen csak elkezdték a munkát. 41