Levéltári Szemle, 62. (2012)

Levéltári Szemle, 62. (2012) 2. szám - MlKÓ ZSUZSANNA: Gondolatok a Magyar Nemzeti Levéltárról

Gondolatok a Magyar Nemzeti Levéltárról zással összefüggő kompetenciák fejlesztése területén. Ez annál is fontosabb, hiszen az iratkezelés ellenőrzésekben együtt kell működnünk a Kormányzati Iratkezelési Felügyelettel, illetve a kormányhivatalokkal. E kormányzati szervek részéről is elvárás a levéltárak egységes fellépése. A magániratok gyűjtése tekintetében a Magyar Nemzeti Levéltár számára ki kell dolgozni a közép- és hosszú távú gyűjtőköri stratégiát, amely mind a Magyar Országos Levéltár, mind pedig a megyei levéltárak számára is kijelöli a gyűjtés és az állományba vétel főbb szempontjait. Kiemelt feladat a Magyar Nemzeti Levéltár számára a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyag gyűjtése és nyilvántartása. Az ezzel kapcsolatos munkára fel kell használni a megnyíló pályázati forrásokat (Monasterium, Icarus, Ithaka program), az állami ösztöndíjak pályázati kiírásainál véleményalkotási lehetőségeinket és a megyei levéltárak, illetve a Magyar Országos Levéltár kapcsolatrendszerét is. Közösen elvégzendő feladatnak kell tekintenünk egy hungarika adatbázis létrehozását, a proveniencia (ez a hungarika kataszter és a későbbi feltáró munkák szempontjából különösen jelentős információként értékelhető), valamint az irat bekerülési formájának (eredeti, másolat stb.) feltüntetésével. Eleget kell tennünk annak az elvárásnak, hogy a levéltárak ne csak a „hivatalos" történelem forrásait őrizzék, de tegyenek erőfeszítéseket annak érdekében is, hogy az iratok keletkezésével, azok létrehozásával kapcsolatos forrásokat összegyűjtsék. Egy Oral History Gyűjtemény létrehozásához és fejlesztéséhez elengedhetetlenül szükséges megtenni az első lépéseket. Ki kell dolgozni azt a saját módszertant, amelyek elősegítik a levéltárakban őrzött köziratokhoz és magániratokhoz kapcsolódó interjúk színvonalas elkészítését és pontos levéltári nyilvántartását. Fel kell készülnünk a papíralapú iratok mellett az új típusú (audiovizuális, elektronikus stb.) dokumentumok gyűjtésére is. II. A következő kulcsterület, bár jelentőségét tekintve akár az első helyre is kerülhetett volna, elektronikus levéltár projekt, amelynek Budapest Főváros Levéltárában és a Magyar Országos Levéltárban 2013. március 31-ig el kell készülnie. Alapvető feladat, hogy megtaláljuk a forrásokat arra, hogy a megyei levéltárakra is kiterjesszük a projekt működését, és lehetővé váljon, hogy az elektronikus iratok átvétele, megőrzése és nyilvántartása a Magyar Nemzeti Levéltár keretein belül egységes rendszerben valósuljon meg. Megkezdődtek a tárgyalások arról, hogy európai uniós források bevonásával lehetővé váljon a megyei levéltárakban működő közhiteles levéltári nyilvántartások integrációja. Emellett a megyei levéltárakban létrehozott használatot segítő tájékoztatási célú segédletek egyedi fejlesztések során, különböző technológiával és eltérő adatszerkezettel készültek, amelyek integrálására szintén megoldást kell találni. A cél az, hogy az eddig elkülönülten, változó adattartalommal működő levéltári nyilvántartó rendszerekből létrehozzunk egy országos központi levéltári nyilvántartó rendszert, amely a Magyar Nemzeti Levéltár minden egyes tagintézményében hozzáférhető lesz. A központi nyilvántartáshoz hosszú távon hozzá kell kapcsolni az egységes informatikai technológián alapuló levéltári segédleteket is. Az elektronikus levéltár szolgáltatásai révén csökkennek az elektronikus irattározás költségei, ami hosszú távon kézzelfogható előnyként jelenik meg a közigazgatás számára. Közösen el kell készítenünk azokat a szakmai ajánlásokat és segédanyagokat (útmutatók, mintamunkák, példatárak), amelyek megteremtik az elektronikus iratok átvételének módszertanát. A dokumentumoknak biztosítaniuk kell az európai gyakorlathoz történő illeszkedést, illetve a maradandó értékű iratok levéltári használatát befolyásoló beavatkozások teljes életciklus szemléletű technikai és iratkezelési szabályrendszerét. III. Az együttműködés következő kiemelt kulcsterülete a levéltári anyag rendelkezésre bocsátása a kutatók számára. Kiemelt cél, hogy a tudományos kutatók és az állampolgárok egységes feltételek között élhessenek alkotmányos alapjogukkal, a közfeladatot ellátó szervek működésének megismerése és jogbiztosító irataikhoz való hozzáférés területén. 6